Mỗi phòng ban trong một doanh nghiệp đều có chức năng, nhiệm vụ và vai trò khác nhau. PMO – phòng quản lý dự án cũng vậy. Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp nhưng không nắm được khái niệm quản lý dự án là gì, thì trong quá trình điều hành và quản lý hoạt động của doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều khó khăn.
PMO có ảnh hưởng lớn đến phương pháp quản lý dự án cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, được nhiều doanh nghiệp trong nước đã và đang áp dụng. Hãy cùng myXteam tìm hiểu PMO là gì nhé.
PMO (Project Management Office): Phòng quản lý dự án, là một cơ cấu tổ chức nhằm chuẩn hoá các quy trình quản trị dự án và tạo điều kiện chia sẻ các nguồn lực, phương pháp, công cụ và kỹ thuật.
Phòng quản lý dự án PMO là một tổ chức thực hiện công tác quản lý dự án và chịu trách nhiệm trực tiếp trong quản lý một hay nhiều dự án cùng một lúc. PMO đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý dự án từ cấp chiến lược đến khâu thực hành để doanh nghiệp tập trung vào hoạt động trong nhóm dự án.
PMO quản lý các chương trình và hoạt động trong một tổ chức. Nó kiểm soát các nguồn lực quản lý dự án cần thiết để duy trì và triển khai các dự án. Quá trình hoạt động này được hỗ trợ bởi rất nhiều công cụ quản lý khác nhau, ví dụ như biểu đồ Smartsheet, Pert và Gantt sẽ cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ cho các nhóm khác về cách quản lý dự án.
PMO được thành lập nhằm thực hiện công việc quản lý dự án. Vì lý do, các nhà lãnh đạo cấp cao thường có các công việc khác quan trọng hơn nhằm tập trung điều hành doanh nghiệp và đôi khi họ không có khả năng theo dõi tất cả các dự án đang hoạt động.
Một PMO duy trì tổng quan về dự án cũng như là chiến lược của công ty và đảm bảo rằng cả hai luôn song hành. Tuy nhiên, các lĩnh vực ứng dụng cụ thể của PMO rất khác nhau giữa các công ty. Không có trường hợp PMO giống nhau hoàn toàn giữa các công ty, chúng có rất nhiều khả năng:
Đối với mỗi tổ chức khác nhau thì PMO sẽ có trách nhiệm khác nhau. Tuy nhiên, mỗi loại khác nhau thì sẽ có mức độ kiểm soát và ảnh hưởng đối với các dự án, chẳng hạn như:
Các PMO hỗ trợ đóng vai trò tư vấn cho các dự án bằng cách cung cấp các biểu mẫu, thực tiễn tốt nhất, đào tạo, nguồn tiếp cận thông tin và các bài học kinh nghiệm từ các dự án khác. Loại PMO này có vai trò như một kho lưu trữ dự án. Mức độ kiểm soát của PMO này thấp.
Các PMO kiểm soát đóng vai trò hỗ trợ và yêu cầu sự tuân thủ thông qua nhiều phương tiện. Mức độ kiểm soát của PMO loại này là vừa phải. Sự tuân thủ có thể bao gồm:
Các PMO chỉ đạo kiểm soát các dự án bằng cách trực tiếp quản lý các dự án. Các giám đốc dự án được phân công và báo cáo cho PMO. Mức độ kiểm soát của PMO này cao.
Việc kiểm soát các hoạt động của dự án qua PMO, có thể được áp dụng hiệu quả qua những phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp. Và myXteam chính là một công cụ không thể tuyệt vời hơn giúp bạn áp dụng PMO tốt nhất.
Tính tiện ích của myXteam xuất phát từ việc đây là một ứng dụng hoàn toàn trực tuyến, không yêu cầu người dùng phải trải qua các bước cài đặt mất thời gian và tốn dung lượng máy. Vì vậy, việc kiểm soát PMO cho dự án trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.
myXteam cũng được tích hợp tính năng tạo lập kế hoạch vô cùng tuyệt vời. Bản kế hoạch chi tiết sẽ có dạng danh sách nhiệm vụ (To do list) nên rất dễ nhìn và dễ hiểu. Tuy nhiên, myXteam không chỉ giới hạn trong phạm vi sử dụng của bất cứ cá nhân nào mà nó là một mạng xã hội công việc có quy mô không giới hạn.
Chủ đề: Bài viết thuộc chuyên mục Quản lý dự án — xem hướng dẫn tổng quan & các bài liên quan.
Mỗi dự án xây dựng đều bao gồm rất nhiều các nhiệm vụ nhỏ đi kèm nên nếu không biết sắp xếp và quản lý đúng cách, khoa học thì công việc rất dễ bị trì trệ hay thậm chí là hao hụt tài chính. Bài viết này sẽ đưa ra những phân tích kỹ lưỡng về vấn đề quản lý dự án xây dựng cần những yếu tố gì. Hãy cùng tìm hiểu nhé!
Việc duy trì liên lạc là vô cùng quan trọng, nhất là giữa những người đứng đầu chịu trách nhiệm của từng bộ phận hay các thành viên trong cùng một nhóm đi chăng nữa. Bởi có như vậy thì công việc mới được tiến hành một cách thật sự trơn tru và ăn khớp với nhau, cũng như các thông tin mới sẽ được cập nhật nhanh chóng.
Nắm bắt và cập nhật tình hình tiến độ công việc được tiến hành đến đâu chính là một trong những nhiệm vụ hàng đầu của người quản lý. Có rất nhiều cách thức để nắm bắt tình hình công việc, cả những cách thức trực tiếp lẫn gián tiếp.
Người quản lý có thể đến tận nơi tại công trường xây dựng và đi thăm quan toàn bộ dự án, hỏi thăm những người công nhân đang thi công cũng như các trưởng bộ phận. Bên cạnh đó, bạn cũng nên thường xuyên cập nhật tình hình thông qua các phương tiện liên lạc.
Chỉ cập nhật tình hình thôi là chưa đủ, người nắm giữ vai trò quản lý còn phải luôn có ý thức phân tích tình hình dự án đang được tiến hành. Bởi có phân tích thì mới rút ra được kinh nghiệm cũng như hiểu được đâu là nguyên nhân dẫn đến thành công hay thất bại.
Công việc phân tích đánh giá tình hình này phải được thực hiện một cách thường xuyên, trong mỗi giai đoạn của dự án. Kèm theo đó là thao tác ghi chép lại thật cẩn thận tất cả những gì đã quan sát và thu thập được.
Trong quá trình thi công công trình, không thể tránh khỏi việc nảy sinh một số vấn đề khiến người quản lý dự án buộc phải thực hiện các thay đổi so với dự tính ban đầu. Chính vì vậy, bạn phải chủ động thích ứng linh hoạt, nhanh chóng tìm ra cách giải quyết thỏa đáng nhất để hạn chế tối đa rủi ro.
Việc hạn chế rủi ro còn phụ thuộc vào khả năng tiên lượng trước tình hình và đưa ra các phương án dự phòng của bạn. Những phương án dự phòng vô cùng hữu ích bởi chúng giúp bạn dễ dàng chuyển đổi hướng đi cũng như thay đổi cách nhìn nhận vấn đề.
myXteam đã trở thành một cái tên rất quen thuộc trong lĩnh vực quản lý dự án. Bởi ứng dụng này cung cấp đầy đủ những tính năng mà một người quản lý hay các thành viên trong nhóm dự án cần.
Trước hết, đó là khả năng lập kế hoạch nhanh chóng dưới dạng danh sách nhiệm vụ (To do list). Thứ hai, myXteam trao cho người quản lý quyền được giao nhiệm vụ cho các thành viên còn lại trong nhóm, với tính năng kèm thêm đó là hẹn ngày giờ hoàn thành. Thứ ba, khi công việc đang được tiến hành, ứng dụng này sẽ đồng thời biến thành một công cụ đo lường và đánh giá tiến độ công việc.
Ngoài ra, ứng dụng này còn được trang bị thêm khả năng lưu trữ dữ liệu và công cụ chat cho phép các thành viên có thể đối thoại dù ở bất cứ nơi đâu. myXteam tương thích với tất cả các thiết bị công nghệ như laptop, tablet hay smartphone.
Quản lý dự án xây dựng là một nhiệm vụ không hề đơn giản, đòi hỏi người phụ trách dự án phải đầu tư nhiều thời gian, tâm sức. Vì vậy, tại sao không để myXteam giúp bạn giảm nhẹ gánh nặng này? Hãy liên hệ với đội ngũ tư vấn của chúng tôi.
Chủ đề: Bài viết thuộc chuyên mục Quản lý dự án — xem hướng dẫn tổng quan & các bài liên quan.
Khi tìm hiểu về các khái niệm quản lý dự án, bạn sẽ nghe nhiều những thuật ngữ như “Scrum”, “Agile”, “Scrum Master”… Vậy chúng là gì, có vai trò như thế nào trong quá trình xây dựng và quản lý dự án cho doanh nghiệp vừa và nhỏ? Cùng myXteam tìm hiểu rõ hơn về phương pháp quản lý Scrum này nhé.
Phương pháp quản lý Scrum là một Framework về quy trình và quản lý, giúp giải quyết các vấn đề phức tạp. Phương pháp này đảm bảo tính hiệu quả, sáng tạo và sản phẩm được tạo ra phải đạt được giá trị cao nhất. Bản thân Scrum là một Framework đơn giản, nhằm giúp việc phối hợp hiệu quả nhất giữa các thành viên trong đội phát triển, khi thực hiện những sản phẩm phức tạp.
Với phương pháp quản lý Scrum, sản phẩm được xây dựng trên 1 chuỗi các quy trình lặp lại (gọi là Sprint). Các sprint diễn ra đều đặn, mỗi một sprint là cơ hội để học hỏi điều chỉnh nhằm đạt được sự phù hợp và kết quả tốt nhất.
Khi áp dụng Scrum, có 4 cuộc họp (Meetings or Ceremonies) quan trọng tạo nên cấu trúc trong mỗi Sprint như sau:
Phương pháp quản lý Scrum đề cao tầm quan trọng về lịch trình. Các nhóm Scrum sẽ được cung cấp một danh sách ưu tiên của các task cần được hoàn thành, hoàn chỉnh chức năng và sẵn sàng chuyển giao cho khách hàng. Các nhóm phải quyết định nhận task nào mà họ nhận thấy có thể được hoàn tất trong vòng một sprint. Bất kỳ việc nào ngoài phạm vi công việc mà họ đã cam kết sẽ được đưa vào sprint sau.
Sau đó, mỗi hai tuần (hoặc tùy theo giai đoạn sprint) các nhóm sẽ cho ra một sản phẩm hoàn thiện sẵn sàng chuyển giao cho khách hàng. Sau đó các bên sẽ họp cải tiến (một trong những đặc điểm của phương pháp Scrum) để thảo luận về việc tối ưu hóa quá trình, và chuyển sang sprint tiếp theo. Quá trình này được lặp đi lặp lại và cho phép ước tính chính xác dòng chảy công việc và quản lý dự án hiệu quả.
Trong một nhóm Scrum, có ít nhất ba bên được phép chỉ định xử lý công việc: PO, Scrum Master và nhóm phát triển. Mỗi bên bị ràng buộc bởi về trách nhiệm riêng biệt và họ phải làm việc cùng nhau để đạt được một sự cân bằng giữa yêu cầu và sản phẩm cuối. Nhóm Scrum bắt buộc là nhóm liên chức năng, hay nói cách khác nhóm Scrum phải có tất cả các nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc.
Trên một bảng Scrum, các cột được dán nhãn để phản ánh các giai đoạn của dòng chảy công việc. Các task lần lượt theo thứ tự, làm tất cả mọi việc mỗi sprint trong một vài tuần (khoảng thời gian thông thường cho sprint) và chuyển chúng sang trạng thái hoàn thành (cột Done) và cuối cùng sẽ xử lý hết những sprint còn ở trạng thái chờ.
Phần mềm quản lý công việc myXteam hỗ trợ nhà quản lý giao việc, theo dõi, giám sát tiến độ hoàn thành công việc không chỉ của cá nhân mà còn của một nhóm nhân viên theo phương pháp Scrum và Lịch làm việc. Với giao diện trực quan, sinh động, nhà quản lý có thể dễ dàng xác định những công việc liên quan tới từng nhân viên dưới quyền mà mình cần tập trung theo sát và có điều chỉnh kịp thời.
Đơn giản – Dễ dùng – Thời gian thực là 03 ưu thế nổi trội của phần mềm quản lý mục tiêu, công việc myXteam mang lại. Nhà quản lý và nhân viên có thể cộng tác thực thi công việc nhờ thông báo cùng lúc qua email cũng như trên màn hình thiết bị di động theo thời gian thực, việc hỗ trợ cộng tác qua máy di động hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp nếu nhiệm vụ của nhân viên cũng như quản lý đòi hỏi hay phải di chuyển bên ngoài văn phòng.
Bằng việc kết nối giữa quản lý và nhân viên qua máy tính cũng như thiết bị di động, myXteam đã thực sự hỗ trợ việc cộng tác trong doanh nghiệp trở nên thuận tiện mọi lúc, mọi nơi.
Chủ đề: Bài viết thuộc chuyên mục Quản lý dự án — xem hướng dẫn tổng quan & các bài liên quan.
Xuất phát điểm của những doanh nghiệp lớn đều đi lên từ các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Và bí quyết thành công của họ là tìm ra cho mình phương pháp quản lý dự án phù hợp, để giúp doanh nghiệp phát triển vững mạnh.
Tìm ra phương pháp quản lý dự án cho doanh nghiệp, vừa toàn diện, vừa phù hợp với mô hình kinh doanh là một bài toán khó. Đó là câu hỏi mà bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tìm ra câu trả lời.
Chỉ số PMI là chỉ số quản lý thu mua, là một chỉ số quản lý sức mua và được công bố hằng tháng. Chỉ số PMI trong hoạt động quản lý dự án sẽ giúp các nhà hoạch định chính sách, nhà phân tích, nhà quản lý hàng hoá nắm được các thông tin về điều kiện kinh doanh hiện tại của của các công ty hay tập đoàn nhờ vào 5 chỉ số chính bao gồm: đơn đặt hàng mới, mức tồn kho, sản xuất, giao hàng từ nhà cung ứng và môi trường lao động.
Đối với mỗi thông số chỉ thị, bản báo cáo cho biết tỷ lệ người trả lời cho mỗi câu hỏi khảo sát, mức chênh lệch thực giữa số lượng câu trả lời cao hơn/tốt hơn và các câu trả lời thấp hơn/xấu hơn, và chỉ số “khuynh hướng”. Chỉ số này là tổng của các câu trả lời để tạo thành báo cáo PMI.
Có 2 loại chỉ số cần được biết trong PMI, đó là chỉ số PMI sản xuất và chỉ số PMI phi sản xuất (dịch vụ). Cả hai chỉ số này đều được cung cấp bởi Viện Quản Lý Nguồn Cung – ISM, nên nhiều chỉ số PMI còn được gọi là chỉ số ISM.
Với chỉ số PMI sản xuất, đây là một chỉ số Quản Lý Sức Mua được đo lường trong ngành công nghiệp sản xuất. Còn với chỉ số PMI phi sản xuất, thì đây là một chỉ số hỗn hợp được tính toán như một chỉ báo để dự đoán về điều kiện kinh tế tổng thể đối với lĩnh vực phi sản xuất.
Sự ảnh hưởng của chỉ số PMI lên hoạt động của doanh nghiệp là rất lớn, vì đây là một trong những cách đo lường hoạt động doanh nghiệp hiệu quả nhất. Căn cứ vào PMI, doanh nghiệp có thể thấy được mức độ mua bán trong lĩnh vực sản xuất của mỗi tháng, cũng như có cái nhìn khách quan về tốc độ tăng trưởng hay suy yếu về dịch vụ sản xuất của một doanh nghiệp.
Nếu kết quả chỉ số PMI trên 50, tức là hoạt động sản xuất được mở rộng so với tháng trước. Nếu chỉ số PMI ở mức 50, hoạt động sản xuất không có gì thay đổi. Còn khi chỉ số dưới mức 50 cho thấy hoạt động sản xuất đang có xu hướng thu hẹp lại.
Trên thực tế, các quyết định xây dựng hoạt động kinh doanh của công ty hoặc doanh nghiệp sẽ phụ thuộc rất nhiều vào chỉ số PMI này.
Các nhà quản lý dự án khi muốn kiểm soát các dịch vụ và sản phẩm trong công ty, doanh nghiệp hay tập đoàn họ sẽ dựa vào chỉ số PMI để đánh giá được nhu cầu, sản phẩm cùng nhiều thứ khác. Ví dụ như khi một doanh nghiệp xây dựng khi nhận được một yêu cầu xây dựng mới, nhà thiết kế và thi công công trình phải đưa ra quyết định thực hiện dựa trên số lượng yêu cầu mà chủ đầu tư xây dựng đặt hàng.
Một ví dụ khác, khi doanh nghiệp kiểm tra hàng tồn kho, quản lý thu mua sẽ biết nên sản xuất thêm bao nhiêu sản phẩm cho đơn hàng. Nhờ đó, họ có thể cân đối được sản phẩm cần thêm là bao nhiêu để vừa hoàn thành đơn hàng, vừa có sản phẩm dự trữ sẵn dành cho việc kinh doanh cho các tháng tiếp theo hoặc cho những đơn đặt hàng khác.
Khi áp dụng chỉ số PMI lên hệ thống quản lý doanh nghiệp, chúng ta cần phải sử dụng những phần mềm quản lý làm việc nhóm hiệu quả, được xây dựng dựa trên nền tảng đo lường chỉ số trên. Những phần mềm làm việc nhóm này cần có các tính năng đặc biệt, giúp quá trình quản lý trở nên thuận tiện hơn.
Với việc phát triển internet của điện thoại thông minh thì việc ứng dụng công nghệ vào trong quản lý điều hành công việc thuận lợi hơn rất nhiều, phần mềm cho phép chúng ta lập kế hoạch, giao việc cho nhân viên, trao đổi tương tác nhắc nhở làm việc đúng hẹn.
Phòng quản lý dự án PMO là một tổ chức thực hiện công tác quản lý dự án và chịu trách nhiệm trực tiếp trong quản lý một hay nhiều dự án cùng một lúc. PMO đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý dự án từ cấp chiến lược đến khâu thực hành để không giống những dự án tập trung khác, chỉ tập trung vào hoạt động trong nhóm dự án.
PMO quản lý các chương trình và hoạt động trong một tổ chức. Nó kiểm soát các nguồn lực quản lý dự án cần thiết để duy trì và triển khai các dự án. Quá trình hoạt động này được hỗ trợ bởi rất nhiều công cụ quản lý khác nhau, ví dụ như biểu đồ Smartsheet, Pert và Gantt sẽ cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ cho các nhóm khác về cách quản lý dự án.
PMO được thành lập nhằm thực hiện công việc quản lý dự án. Vì lý do, các nhà lãnh đạo cấp cao thường có các công việc khác quan trọng hơn nhằm tập trung điều hành doanh nghiệp và đôi khi họ không có khả năng theo dõi tất cả các dự án đang hoạt động.
PMO được thành lập nhằm chịu trách nhiệm cho công tác quản lý dự án, đồng thời báo cáo cho cán bộ cấp cao tình hình phát triển của dự án cũng như hướng giải quyết khi các vấn đề bất ngờ xảy ra.
PMO đóng vai trò rất quan trọng trong việc duy trì tổng quan về dự án cũng như là chiến lược của doanh nghiệp. Tuy nhiên, các lĩnh vực ứng dụng cụ thể của PMO rất khác nhau giữa các công ty. Không có trường hợp PMO giống nhau hoàn toàn giữa các công ty, chúng có rất nhiều khả năng:
Tổng hợp danh mục dự án bằng cách phân loại, lựa chọn và ưu tiên các dự án dựa trên chiến lược của từng công ty và các nguồn lực có sẵn, chuẩn bị ra quyết định và tạo điều kiện cho việc ra quyết định cho từng danh mục đầu tư.
Lập kế hoạch vốn có ở cấp danh mục đầu tư, tối ưu hoá việc sử dụng tài nguyên và giải quyết các xung đột tài nguyên.
Đối với mỗi tổ chức khác nhau thì PMO sẽ có trách nhiệm khác nhau. Tuy nhiên, mỗi loại khác nhau thì sẽ có mức độ kiểm soát và ảnh hưởng đối với các dự án, chẳng hạn như: Hỗ trợ (Supportive); Kiểm soát (Controlling); Chỉ đạo (Directive).
Phương pháp Scrum là một phương pháp về quy trình và quản lý giúp giải quyết các vấn đề phức tạp, nhưng vẫn đảm bảo tính hiệu quả, sáng tạo và sản phẩm được tạo ra phải đạt được giá trị cao nhất. Bản thân Scrum là một phương pháp đơn giản nhằm giúp việc phối hợp hiệu quả nhất giữa các thành viên trong đội phát triển khi thực hiện những sản phẩm phức tạp.
Với việc quản lý dự án theo phương pháp Scrum, sản phẩm được xây dựng trên 1 chuỗi các quy trình lặp lại. Các sprint diễn ra đều đặn, mỗi một sprint là cơ hội để học hỏi điều chỉnh nhằm đạt được sự phù hợp và kết quả tốt nhất.
Phương pháp Scrum đề cao tầm quan trọng về lịch trình. Các nhóm Scrum sẽ được cung cấp một danh sách ưu tiên của các task cần được hoàn thành, hoàn chỉnh chức năng và sẵn sàng chuyển giao cho khách hàng. Các nhóm phải quyết định nhận task nào mà họ nhận thấy có thể được hoàn tất trong vòng một sprint. Bất kỳ việc nào ngoài phạm vi công việc mà họ đã cam kết sẽ được đưa vào sprint sau.
Để cải tiến và tối ưu hóa các hoạt động, mỗi hai tuần các nhóm sẽ cho ra một sản phẩm hoàn thiện sẵn sàng chuyển giao cho khách hàng. Sau đó các bên sẽ họp cải tiến (một trong những đặc điểm của phương pháp Scrum) để thảo luận về việc tối ưu hóa quá trình, và chuyển sang sprint tiếp theo. Quá trình này được lặp đi lặp lại và cho phép ước tính chính xác dòng chảy công việc và quản lý dự án hiệu quả.
Trong một nhóm Scrum, có ít nhất ba bên được phép chỉ định xử lý công việc: PO, Scrum Master và nhóm phát triển. Mỗi bên bị ràng buộc bởi về trách nhiệm riêng biệt và họ phải làm việc cùng nhau để đạt được một sự cân bằng giữa yêu cầu và sản phẩm cuối. Nhóm Scrum bắt buộc là nhóm liên chức năng, hay nói cách khác nhóm Scrum phải có tất cả các nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc.
Trên một bảng Scrum, các cột được dán nhãn để phản ánh các giai đoạn của dòng chảy công việc. Các task lần lượt theo thứ tự, làm tất cả mọi việc mỗi sprint trong một vài tuần (khoảng thời gian thông thường cho sprint) và chuyển chúng sang trạng thái hoàn thành (cột Done) và cuối cùng sẽ xử lý hết những sprint còn ở trạng thái chờ.
Người quản lý không thể không có kỹ năng hoạch định chiến lược, vì tương lai của doanh nghiệp nằm trong tay của những nhà quản lý. Họ phải là người đưa ra chiến lược, phương hướng phát triển của cả doanh nghiệp trong cả tương lai gần và tương lai xa. Một người quản lý doanh nghiệp, dù chỉ là doanh nghiệp vừa và nhỏ, nếu không có kỹ năng hoạch định chiến lược sẽ khó có thể lèo lái con thuyền của mình bước đi bền vững và đi xa hơn.
Một doanh nghiệp để phát triển toàn diện cần có sự kết hợp, hỗ trợ từ nhiều bộ phận, từ nhiều cá nhân khác nhau. Chính vì vậy, việc bổ nhiệm, phân công, ủy thác trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Nhà quản lý có thể hoạch định chiến lược rất tốt, nhưng người thực thi kế hoạch đó thì lại không chỉ có mỗi mình họ.
Có cả một đội ngũ phía sau mà bạn cần phải ủy thác, giao phó để họ có thể làm tốt được công việc của mình. Để có thể thực hiện tốt công việc này, bạn cần phải hiểu được cá tính, đặc trưng công việc và thế mạnh của từng người. Khi đó, bạn mới có thể giao phó công việc một cách khoa học, phù hợp.
Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng cần có đối với mọi người. Tuy nhiên đối với người quản lý, đây là kỹ năng vô cùng quan trọng. Quản lý doanh nghiệp không chỉ gặp gỡ, giao tiếp với đối tác, mà còn đối với nhân viên, với khách hàng.
Nếu không có kỹ năng giao tiếp, doanh nghiệp sẽ bỏ qua rất nhiều cơ hội tốt để phát triển. Khả năng giao tiếp tốt của người quản lý sẽ tạo hình ảnh đẹp và chuyên nghiệp của doanh nghiệp đối với khách hàng. Bên cạnh đó, giao tiếp tốt cũng là cách để tạo nên không khí làm việc hiệu quả cho cả doanh nghiệp.
Dù thế nào đi chăng nữa, kỹ năng lãnh đạo là điều không thể thiếu đối với một người quản lý. Một thái độ, tác phong làm việc chuyên nghiệp, cách ứng xử khiến cho mọi người cảm thấy kính trọng và thoải mái, nghiêm túc, xử lý vấn đề nhanh gọn, khoa học, chắc chắn là những kỹ năng quan trọng cần có của một người quản lý tài ba.
Có thể họ không phải là người có năng lực chuyên môn giỏi nhất, nhưng nhất định đó phải là người có khả năng gắn kết và tạo động lực làm việc cho tất cả mọi người. Làm được những điều đó, các nhân viên, các bộ phận mới có động lực và điều kiện làm việc hiệu quả.
Một người quản lý tốt với khả năng đàm phán tốt sẽ mang đến nhiều cơ hội phát triển cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng vậy, họ cần những đòn bẩy, những yếu tố động lực, với điều kiện và tác động từ bên ngoài mới có thể vươn xa hơn trong tương lai.
Trước khi đảm nhiệm vai trò quản lý của một doanh nghiệp, hãy học kỹ năng đàm phán để có được những nền tảng kỹ năng vững chắc nhất, đưa doanh nghiệp đi xa hơn.
Sau khi cơn bão COVID-19 đi qua, các doanh nghiệp đã dần làm quen với mô hình làm việc trực tiếp và làm việc từ xa. Tính thuận tiện và nhu cầu cần thiết sử dụng những phần mềm làm việc nhóm đang trở nên cấp thiết. Trước những thay đổi lớn đó từ mặt thị trường, Công ty Cổ phần myXteam đã có những hành động nhanh chóng nhằm chia sẻ và hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp, sẵn sàng tặng tài khoản miễn phí 1 năm để giúp doanh nghiệp vượt qua đại dịch. Chúng tôi đã liên hệ phỏng vấn CEO myXteam:
Thưa anh, tại sao anh lại lựa chọn miễn phí phần mềm quản lý công việc này, trong giai đoạn nhu cầu sử dụng phần mềm đang gia tăng?
Vì quan niệm của tôi rằng, chúng ta cần chung tay giúp các doanh nghiệp vượt qua những khó khăn trước mắt mà dịch bệnh này mang tới. Nếu chúng ta cứ ai có gì dùng nấy, ai làm được gì cho xã hội thì làm, myXteam không cống hiến bằng vật chất như doanh nghiệp khác, nhưng thấy sản phẩm của mình là phù hợp để giúp doanh nghiệp vận hành không gặp nhau thì mình hành động thôi.
Anh có nhận định gì về khả năng các doanh nghiệp hoạt động khó khăn do dịch COVID-19 gây ra?
Chúng tôi hiểu rất rõ tình hình của các doanh nghiệp đang gặp phải, do dịch bệnh diễn biến phức tạp mà nhiều doanh nghiệp đứng trước nhiều thách thức khác nhau để duy trì hoạt động. Bản thân chúng tôi làm trong ngành công nghệ, sức ảnh hưởng từ dịch COVID-19 tuy có ít hơn nhưng vẫn trải qua nhiều giai đoạn thử thách. Tuy nhiên, vì cái tâm muốn hỗ trợ cho doanh nghiệp Việt, mà chúng tôi luôn muốn vượt qua mọi thách thức để đem đến cho doanh nghiệp một giải pháp làm việc tốt nhất.
Trên thị trường cũng có nhiều phần mềm quản lý, xin hỏi anh phần mềm myXteam có những đặc điểm gì nổi bật so với những phần mềm hiện tại?
Đúng là myXteam rất khác với phần mềm trên thị trường. Đa số phần mềm trên thị trường tập trung vào quản lý nghiệp vụ, nhiều module, khó triển khai và phải triển khai đồng bộ mới chạy được. myXteam thì khác là dễ triển khai cho đội nhóm, chuyên về quản lý công việc, kế hoạch dự án, tích hợp đủ tính năng để một nhóm làm việc năng suất.
Xin cảm ơn anh về những chia sẻ này.
Chủ đề: Bài viết thuộc chuyên mục Quản lý dự án — xem hướng dẫn tổng quan & các bài liên quan.
Chỉ số PMI của Mỹ được xếp vào ngang hàng với chỉ số NFP – Nonfarm Payrolls, một chỉ số mà mỗi khi chúng được công bố đều có thể khiến thị trường biến động, chao đảo. Ảnh hưởng của chỉ số PMI đối với doanh nghiệp tại Việt Nam cũng tương tự như tại các quốc gia khác trên thế giới.
Nó luôn là một trong những công cụ đắc lực, giúp các quản lý đưa ra những hoạch định về chiến lược phát triển cho các doanh nghiệp. Vậy chỉ số PMI là gì? và chỉ số PMI có ảnh hưởng thế nào đến phương pháp quản lý dự án cho doanh nghiệp vừa và nhỏ? Hãy cùng myXteam hiểu thêm về tầm quan trọng của chỉ số PMI trong hoạt động quản lý dự án của doanh nghiệp nhé.
PMI (Purchasing Managers Index): Chỉ số quản lý thu mua, là một chỉ số quản lý sức mua được cung cấp bởi Viện Quản lý nguồn cung – The Institute of Supply Management (ISM) công bố mỗi tháng. Chỉ số PMI giúp các nhà hoạch định chính sách, nhà phân tích và quản lý mua hàng nắm được các thông tin về điều kiện kinh doanh hiện tại của của các công ty hay tập đoàn nhờ vào 5 chỉ số chính bao gồm: đơn đặt hàng mới, mức tồn kho, sản xuất, giao hàng từ nhà cung ứng và môi trường lao động.
Để có được dữ liệu này, hàng tháng sẽ có những cuộc khảo sát gửi đến 370 người là các nhà điều hành thu mua hoặc cung ứng trong hơn 62 ngành khác nhau đại diện cho chín khu vực từ danh mục phân loại của hệ thống Phân Ngành Theo Chuẩn (Standard Industrial Classification – SIC).
Đối với mỗi thông số chỉ thị, bản báo cáo cho biết tỷ lệ người trả lời cho mỗi câu hỏi khảo sát, mức chênh lệch thực giữa số lượng câu trả lời cao hơn/tốt hơn và các câu trả lời thấp hơn/xấu hơn, và chỉ số “khuynh hướng”. Chỉ số này là tổng của các câu trả lời để tạo thành báo cáo PMI.
Có 2 loại chỉ số PMI cần biết, đó là chỉ số PMI sản xuất và chỉ số PMI phi sản xuất (dịch vụ). Cả hai chỉ số này đều rất quan trọng trong hoạt động quản lý dự án.
Là một chỉ số Quản Lý Sức Mua được đo lường trong ngành công nghiệp sản xuất. Các chỉ số con và trọng lượng của nó được đo lường trong chỉ số PMI sản xuất này là:
Là một chỉ số hỗn hợp để dự đoán về điều kiện kinh tế tổng thể đối với lĩnh vực phi sản xuất. Chỉ số PMI dịch vụ được đo bằng các chỉ số con có trọng lượng bằng nhau như:
Căn cứ vào PMI, các nhà quản lý sẽ thấy được mức độ mua bán trong các ngành mỗi tháng. Để có cái nhìn khách quan về tốc độ tăng trưởng hay suy yếu về dịch vụ sản xuất của một doanh nghiệp. Và từ đó, đưa ra phương pháp quản lý dự án hiệu quả nhất.
Nếu kết quả chỉ số PMI trên 50, tức là hoạt động sản xuất được mở rộng so với tháng trước. Nếu chỉ số PMI ở mức 50, hoạt động sản xuất không có gì thay đổi. Còn khi chỉ số dưới mức 50 cho thấy hoạt động sản xuất đang có xu hướng thu hẹp lại.
Thực tế cho thấy rằng, các quyết định thu mua để phục vụ sản xuất của các công ty hoặc doanh nghiệp sẽ bị phụ thuộc nhiều vào số PMI này.
Các nhà quản lý khi muốn thu mua sản phẩm trong công ty, doanh nghiệp hay tập đoàn họ sẽ dựa vào chỉ số PMI để đánh giá được lượng hàng, sản phẩm cùng nhiều thứ khác.
Hay khi kiểm tra hàng tồn kho, quản lý thu mua sẽ biết nên sản xuất thêm bao nhiêu sản phẩm cho đơn hàng. Nhờ đó, họ có thể cân đối được sản phẩm cần thêm là bao nhiêu để vừa hoàn thành đơn hàng, vừa có sản phẩm dự trữ sẵn dành cho việc kinh doanh cho các tháng tiếp theo hoặc cho những đơn đặt hàng khác.
Tương tự, với các đơn vị cung ứng, họ sẽ dựa vào chỉ báo PMI để ước lượng lượng nhu cầu sản phẩm, để từ đó có chiến lược điều chỉnh giá cho phù hợp với thị trường.
Ví dụ, khi số lượng đơn đặt hàng tăng, kéo theo nhu cầu tăng, họ có thể tăng giá sản phẩm đồng thời chấp nhận sự tăng giá của những đơn vị cung ứng tư liệu sản xuất cho mình. Còn khi số lượng đơn đặt hàng giảm, họ có thể điều chỉnh giá giảm xuống đồng thời yêu cầu giảm giá đối với các bên cung ứng tư liệu sản xuất của mình.
Ngày nay, việc ứng dụng các chỉ số phần mềm quản lý dự án đã giúp cho các nhà quản lý giảm bớt gánh nặng, đặc biệt là khi tính toán đến các số liệu như PMI trong doanh nghiệp. Và myXteam là công cụ hoàn hảo giúp bạn xử lý những chỉ số và quản lý dự án nhanh chóng.
Tính tiện dụng của phần mềm quản lý myXteam trước hết đến từ việc đây là một ứng dụng hoàn toàn trực tuyến, không yêu cầu người dùng phải trải qua các bước cài đặt mất thời gian và tốn dung lượng máy.
Sau đó, myXteam cũng được tích hợp tính năng quản lý số liệu, tối ưu hoá khả năng quản lý dự án. myXteam không chỉ giới hạn trong phạm vi sử dụng của bất cứ cá nhân nào mà nó là một mạng xã hội công việc có quy mô không giới hạn. Nó cho phép bạn thêm bao nhiêu thành viên tùy thích và giao việc cho họ kèm theo deadline cụ thể.
Chủ đề: Bài viết thuộc chuyên mục Quản lý dự án — xem hướng dẫn tổng quan & các bài liên quan.
Những nhà quản lý dự án ngày nay đánh giá kỹ năng giao tiếp, sự trung thực, liêm chính của các cấp quản lý là điều kiện tiên quyết. Những kỹ năng và tính chất này nằm vị trí cao nhất trong những năng lực mà họ mong đợi ở nhân viên.
Vậy vì sao những tính chất và kỹ năng nêu trên được đánh giá cao trong công việc? Câu trả lời đơn giản là vì nó liên quan chặt chẽ đến quá trình quản lý dự án của doanh nghiệp. Những yêu cầu kỹ năng cần thiết trong công việc này rất quan trọng, thúc đẩy quá trình quản trị dự án và sử dụng những phần mềm quản lý dự án hiệu quả.
Hãy cùng myXteam tìm hiểu về 7 kỹ năng quản lý dự án hiệu quả nhất mà bạn cần áp dụng.
Để thành thạo các kỹ năng quản lý dự án, các nhà quản lý cần thúc đẩy nhân viên thực hiện công việc nhanh chóng và bài bản hơn, nhất là việc lưu trữ nội dung công việc hiệu quả. Do đó, nên luyện để nâng cao năng lực lưu trữ kết quả công việc dưới dạng biểu đồ là rất quan trọng.
Lời khuyên: Sử dụng những phần mềm quản lý công việc hiệu quả sẽ giúp cải thiện khả năng quản lý và lưu trữ nội dung. Đồng thời cập nhật kết quả công việc hiệu quả cho các nhà quản trị dự án theo dõi tiến độ.
Nội dung cơ bản của quản lý dự án là xây dựng kế hoạch cách thực hiện công việc hiệu quả nhất với những nguồn lực hiện có trong thời gian ngắn nhất. Mỗi khi thực hiện xong một công việc gì, bạn hãy ghi lại những gì đã làm được, rút ra bài học kinh nghiệm thì đó là những tài liệu vô giá của bạn sau này.
Lời khuyên: Hãy bắt đầu lưu trữ nội dung của dự án trên những phần mềm quản lý dự án hiệu quả. Sử dụng một cách thuần thục sẽ giúp dự án cải thiện quy trình làm việc.
Không phải cứ họp hành nhiều là tốt, mà vấn đề nằm ở chỗ bạn quản lý thông tin như thế nào. Hãy quan tâm đến cuộc trao đổi, tiếp xúc và giữ liên lạc với thành viên khác trong nhóm để có đủ thông tin.
Lời khuyên: Thay vì phải họp mặt và làm việc trực tiếp, hãy tìm kiếm và sử dụng những phần mềm làm việc nhóm hiệu quả, làm tăng sự linh hoạt trong quá trình hoạt động, trao đổi thông tin giữa các thành viên trong nhóm với nhau.
Bạn có làm việc ăn ý với những thành viên trong nhóm? Những thành viên trong nhóm có muốn cộng tác với bạn? Mọi người có xem bạn là người đứng đầu dự án không? Bạn có tích cực nghe những gì người khác nói không? Khi một người trong nhóm chất vấn bạn, hãy cố gắng lý giải vấn đề một cách trực tiếp và thật khách quan.
Lời khuyên: Hãy luôn ghi chú, lắng nghe, đóng góp ý kiến để xây dựng cách làm việc nhóm hiệu quả, đây sẽ là cách giúp bạn cải thiện những kỹ năng quản lý dự án.
Không đảm bảo đúng tiến độ và không thực hiện đầy đủ công việc được giao là con đường ngắn nhất giết chết sự nghiệp của bạn. Các kỹ năng quản lý dự án tập trung vào việc đảm bảo tiến độ công việc với kết quả tốt nhất nên một khi làm chủ được điều này, bạn sẽ được các thành viên trong nhóm tin tưởng.
Lời khuyên: Kỹ năng quản lý dự án luôn phải đi kèm với việc theo dõi tiến độ công việc của các thành viên trong nhóm làm việc. Hãy sử dụng những phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhằm đảm bảo tiến độ công việc thực hiện nhanh chóng.
Đừng khó chịu trước những thay đổi bất thường của dự án. Một nhà quản lý dự án giỏi luôn phải thích ứng với những thay đổi của dự án và đề ra những biện pháp kịp thời để kiểm soát tình hình và đảm bảo sự thành công cho dự án đó.
Lời khuyên: Những thay đổi là cần thiết với sự phát triển của dự án, đừng ngần ngại mà hãy biết tận dụng những thay đổi đó.
Hiện nay, với nhu cầu hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ quản lý công việc và dự án hiệu quả, rất cần đến các phần mềm hỗ trợ quản lý chi phí dự án cho doanh nghiệp hiệu quả. Nhằm đảm bảo tính bảo mật và hiệu quả cao, sử dụng các phần mềm quản lý doanh nghiệp là nhu cầu thích hợp, giúp cho việc trao đổi giữa nhân sự với nhau trở nên thoải mái hơn. Và myXteam là một trong những phần mềm quản lý dự án hàng đầu tại Việt Nam.
Đến với myXteam, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một phần mềm quản lý dự án tiếng Việt nhằm hỗ trợ để lập và quản lý kế hoạch tối ưu nhất, đặc biệt bởi đây còn là phần mềm quản lý dự án miễn phí. Với myXteam, bạn sẽ quản lý chặt chẽ chi phí để quản lý doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất. myXteam luôn có thể cập nhật mọi cuộc hội thoại, lưu trữ và giúp bạn dễ dàng trao đổi với các thành viên trong nhóm làm việc.
Ngoài ra, phần mềm myXteam còn tối ưu kỹ năng quản lý dự án, thông qua việc hỗ trợ tính năng thường xuyên nhắc nhở lịch làm việc, kế hoạch cụ thể đến từng nhân viên. Từ đó tạo cho họ tính chủ động giải quyết, hoàn thành mọi việc một cách khoa học. Trình quản lý doanh nghiệp cũng sẽ được cải thiện đáng kể.
Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận những tư vấn chi tiết.
Chủ đề: Bài viết thuộc chuyên mục Quản lý dự án — xem hướng dẫn tổng quan & các bài liên quan.
Khi bắt đầu tìm hiểu về kinh nghiệm quản lý dự án, bạn sẽ được tiếp xúc với rất nhiều bí quyết, kỹ năng quản lý đặc biệt giúp chúng ta thực hiện nhiệm vụ dễ dàng hơn. Những gì bạn muốn khi ấy là cố gắng áp dụng những kiến thức đặc biệt ấy vào trong quá trình làm việc. Nếu không áp dụng những kinh nghiệm này, thì việc quản trị dự án sẽ không đúng trọng tâm rất có thể khiến cho toàn bộ dự án đổ vỡ.
Các quản lý cần thiết nắm rõ 6 kinh nghiệm quản lý dự án, để giúp tránh khỏi những thiếu sót và sai lầm không đáng có khi triển khai một dự án mới cho doanh nghiệp của mình.
Đừng bao giờ để xảy ra tình trạng không ai quan tâm khi quản lý dự án. Mọi công việc cần thiết phải được phân công một cách rõ ràng, có người chịu trách nhiệm một cách rõ ràng. Kinh nghiệm quản lý dự án này sẽ tạo nên tính trách nhiệm và kỷ luật bên trong nhóm của doanh nghiệp, đồng thời tạo lập cho các thành viên một sự chủ động nhất định trong quá trình làm việc.
Lưu ý: Khi một dự án mới được triển khai, sẽ luôn có những rủi ro nhất định xảy ra mà bạn khó có thể lường trước được. Chính vì vậy, chuẩn bị nhiều phương án đề phòng rủi ro, hay chuẩn bị sẵn những người có thể giúp bạn xử lý vấn đề này, đây sẽ là một động thái quan trọng đối với một nhà quản lý dự án.
Các bên liên quan ở đây không chỉ bao gồm khách hàng, các nhà đầu tư mà còn cả các thành viên trong dự án. Việc duy trì sự trao đổi với khách hàng cùng các nhà đầu tư sẽ giúp nhà quản lý xác định rõ yêu cầu, mục tiêu của dự án. Duy trì sự trao đổi giữa các thành viên sẽ giúp công việc được cập nhật một cách liên tục, chủ động, tránh lãng phí thời gian vào những đầu việc không cần thiết.
Xây dựng được một bản kế hoạch hoàn chỉnh sẽ chính là chìa khóa để dự án của bạn có thể đi đúng tiến độ và đạt được mục tiêu như kỳ vọng.
Lưu ý: Với một bản kế hoạch rõ ràng trong tay, nhóm thực hiện dự án sẽ biết phải thực hiện những công đoạn gì, cần ưu tiên công việc gì trước trong thời điểm hiện tại. Công việc quản lý dự án của bạn có dễ dàng hay không phụ thuộc vào giai đoạn này.
Trong một số quy trình làm việc nhất định, việc tạo ra và cập nhật các loại tài liệu là yêu cầu bắt buộc: Nhóm Phát triển sản phẩm và dịch vụ rất cần tài liệu về yêu cầu của dự án; nhóm Marketing cần những tài liệu về thị trường để đưa ra những chiến lược quảng bá phù hợp; nhóm Kinh doanh mong muốn có một bộ tài liệu mô tả đầy đủ về sản phẩm và dịch vụ để có thể giới thiệu cho khách hàng…
Rất nhiều loại tài liệu khác nhau có thể phát sinh xuyên suốt quy trình triển khai dự án. Chính vì vậy việc tài liệu hóa những thứ quan trọng sẽ vừa đảm bảo cho việc luân chuyển thông tin giữa các nhóm dự án với nhau, vừa là cơ sở để nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định lớn liên quan đến dự án. Đây cũng là yếu tố mấu chốt định hình kỹ năng quản lý.
Hãy hạn chế việc tài liệu hóa những thứ mang tính thủ tục không cần thiết bởi đó chính là tội phạm tiêu tốn thời gian khổng lồ của doanh nghiệp. Xét trên kinh nghiệm quản lý dự án lâu năm, bạn sẽ có cơ sở để khẳng định rằng: Xét cho cùng khách hàng cũng chỉ quan tâm đến việc kết quả đầu ra có tốt hay không mà thôi.
Lưu ý: Tổng hợp những loại tài liệu và thông tin quan trọng, cần thiết cho thành viên nhóm và khách hàng lúc triển khai.
Việc duy trì những buổi họp định kỳ có ý nghĩa vô cùng thiết thực đối với các khách hàng và nhóm dự án, bổ sung rất nhiều vào kỹ năng quản lý. Về phía khách hàng, họ sẽ có dịp để lắng nghe báo cáo về tiến độ dự án, bổ sung thêm những yêu cầu hoặc thay đổi mới.
Về phía nhóm dự án, họ sẽ có dịp để đánh giá lại toàn bộ công việc đang thực hiện, về những gì đã làm được trong thời gian trước và những gì cần tiếp tục triển khai trong thời gian tới. Dự án sẽ được phân chia thành những mốc thời gian cụ thể, giúp nhà quản lý điều tiết công việc một cách dễ dàng hơn.
Lưu ý: Duy trì hoạt động thường kỳ sẽ giúp chúng ta nắm bắt thông tin nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Tính chất của quản lý dự án là liên tục đổi mới. Nếu nhà quản lý vẫn cứ đi theo lối mòn cũ thì dự án chắc chắn sẽ chẳng thể nào thành công được, hoặc sẽ không thể đạt được kết quả như kỳ vọng. Chính vì vậy đứng ở vai trò của người lãnh đạo, bạn cần thiết phải trở nên nhạy bén với những cách thức mới, phương pháp mới, nhận thêm những yêu cầu mới (trong khả năng của nhóm dự án), linh hoạt điều chỉnh kế hoạch hành động, liên tục đưa ra những sự cải tiến để làm sao đạt được kết quả tốt nhất.
Lưu ý: Hãy tiếp nhận những thay đổi và cải tiến mới để nâng cao hiệu quả trong kỹ năng quản lý dự án.
Hiện nay, với nhu cầu hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ quản lý dự án hiệu quả, doanh nghiệp thường tìm đến phần mềm hỗ trợ cách quản lý. Nhằm đảm bảo tính bảo mật và hiệu quả cao, phần mềm quản lý doanh nghiệp trở thành trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp. Nó giúp áp dụng những kinh nghiệm quản lý dự án trở nên hiệu quả hơn. Và myXteam là một trong những phần mềm quản lý dự án hàng đầu tại Việt Nam.
Đến với myXteam, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một phần mềm quản lý dự án tiếng Việt nhằm hỗ trợ để lập và quản lý kế hoạch tối ưu nhất, đặc biệt bởi đây còn là phần mềm quản lý dự án miễn phí. Với myXteam, bạn sẽ quản lý chặt chẽ chi phí để quản lý doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất. myXteam luôn có thể cập nhật mọi cuộc hội thoại, lưu trữ và giúp bạn dễ dàng trao đổi với các thành viên trong nhóm làm việc.
Ngoài ra, phần mềm myXteam còn tối ưu kỹ năng quản trị dự án, thông qua việc hỗ trợ tính năng thường xuyên nhắc nhở lịch làm việc, kế hoạch cụ thể đến từng nhân viên. Từ đó tạo cho họ tính chủ động giải quyết, hoàn thành mọi việc một cách khoa học. Trình quản lý doanh nghiệp cũng sẽ được cải thiện đáng kể.
Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận những tư vấn chi tiết.
Chủ đề: Bài viết thuộc chuyên mục Quản lý dự án — xem hướng dẫn tổng quan & các bài liên quan.
Thiết lập quy trình quản lý dự án là điều rất quan trọng trong một dự án đầu tư xây dựng. Khi thiết lập quy trình, ta thường hay làm theo 5 bước sau đây: thiết lập dự án, lập kế hoạch dự án, thực thi dự án, kiểm soát và báo cáo kết quả dự án, kết thúc dự án.
Vai trò của quy trình là thực hiện và kiểm soát nhiều công việc. Quy trình giúp mỗi cá nhân hiểu rõ hơn mỗi nghiệp vụ họ phải tiến hành những bước công việc nào, cách thức ra sao và phải cần đạt kết quả gì? Hãy cùng myXteam tìm hiểu những quy định thực hiện công việc quản lý dự án đầu tư xây dựng, và với cấp quản lý có thể giám sát tiến độ cũng như chất lượng công việc do nhân viên thực hiện.
Ý tưởng của dự án được thử nghiệm cẩn thận để chắc chắn rằng dự án đó có mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp đầu tư xây dựng. Trong suốt thiết lập quy trình quản lý dự án, cần xác định thành viên nhóm sẽ tham gia triển khai.
Lưu ý: Thiết lập dự án cần triển khai tổng quát, hoàn thiện trên các nền tảng phần mềm quản lý làm việc nhóm. Nhờ vào những ứng dụng hiệu quả này mà dự án đầu tư có thể theo dõi sát sao ngay từ ban đầu.
Kế hoạch dự án, tôn chỉ dự án và phạm vi dự án nên được phác thảo, liệt kê cụ thể. Trong giai đoạn này, Nhóm dự án đầu tư xây dựng nên sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên, cái nào cần làm trước; tính toán ngân sách và thời gian thực hiện; xác định những nguồn lực cần thiết.
Lưu ý: Trong giai đoạn lên kế hoạch, cần nắm bắt thông tin và số liệu cụ thể nhất có thể. Không nên để những sai sót cơ bản làm ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của cả nhóm quản lý. Điều này đòi hỏi một kỹ năng quản lý dự án tốt kết hợp với phần mềm quản lý dự án hiệu quả.
Từng nhiệm vụ được phân phối cho từng thành viên trong Nhóm dự án đầu tư xây dựng và họ có trách nhiệm hoàn thành chúng nhằm mang lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp. Đây là một thời điểm tốt để cập nhật các thông tin quan trọng liên quan đến quản trị dự án.
Lưu ý: Lúc tiến hành thực hiện dự án, các nhà quản trị dự án cần đề ra những phương pháp làm việc tối ưu nhất, hữu hiệu nhất để cập nhật tiến độ làm việc. Việc này cũng đòi hỏi kỹ năng quản lý dự án sâu sát, biết cập nhật tình hình nhằm thay đổi quá trình triển khai.
Nhà quản lý dự án đầu tư xây dựng sẽ có trách nhiệm giám sát tình trạng hiện tại và tiến độ thực hiện dự án, cũng như các nguồn lực cần thiết trong dự án. Trong giai đoạn này, Quản lý dự án (PM) có thể điều chỉnh kế hoạch hoặc bất cứ điều gì cần thiết để kịp tiến độ thực hiện.
Lưu ý: Nhà quản lý cần tổng hợp những kết quả làm việc trên một nền tảng cụ thể. Hãy áp dụng những phần mềm quản lý công việc hiệu quả, để giúp quá trình quản trị công việc nhanh chóng hơn. Thống kê kết quả quá trình quản lý dự án hiệu quả hơn.
Sau khi hoàn thành các công việc và khách hàng chấp nhận với kết quả dự án, Nhóm dự án nên đánh giá dự án để học tập và tiếp tục phát huy những điểm thành công cũng như rút kinh nghiệm từ những sai sót.
Mỗi ngành nghề, lĩnh vực có các dự án và quy trình quản trị dự án khác nhau tuy nhiên, trên đây là những giai đoạn cơ bản của một dự án. Các mục tiêu bao trùm chủ yếu là để cung cấp một sản phẩm, thay đổi một quá trình hoặc để giải quyết một vấn đề để mang lại lợi ích cho tổ chức.
Hiện nay, với nhu cầu hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ trong lĩnh vực xây dựng, quản lý công việc và dự án hiệu quả hơn, rất cần đến các phần mềm hỗ trợ cách quản lý quá trình hoạt động của doanh nghiệp hiệu quả. Nhằm đảm bảo tính bảo mật và hiệu quả cao, sử dụng các phần mềm quản lý doanh nghiệp là nhu cầu thích hợp, giúp cho việc trao đổi giữa nhân sự với nhau trở nên thoải mái hơn.
Và myXteam là một trong những phần mềm quản lý dự án hàng đầu tại Việt Nam dành cho các doanh nghiệp đầu tư xây dựng.
Đến với myXteam, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một phần mềm quản lý dự án tiếng Việt nhằm hỗ trợ để lập và quản lý kế hoạch tối ưu nhất, đặc biệt bởi đây còn là phần mềm quản lý dự án miễn phí.
Bạn sẽ quản lý chặt chẽ chi phí để quản lý dự án đầu tư xây dựng một cách hiệu quả nhất. myXteam luôn có thể cập nhật mọi cuộc hội thoại, lưu trữ và giúp bạn dễ dàng trao đổi với các thành viên trong nhóm làm việc.
Ngoài ra, phần mềm myXteam còn tối ưu kỹ năng quản trị dự án, thông qua việc hỗ trợ tính năng thường xuyên nhắc nhở lịch làm việc, kế hoạch cụ thể đến từng nhân viên. Từ đó tạo cho họ tính chủ động giải quyết, hoàn thành mọi việc một cách khoa học. Trình quản lý doanh nghiệp cũng sẽ được cải thiện đáng kể.
Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận những tư vấn chi tiết.
Chủ đề: Bài viết thuộc chuyên mục Quản lý dự án — xem hướng dẫn tổng quan & các bài liên quan.
Chi phí quản lý dự án doanh nghiệp là chi phí phát sinh trong quá trình tổ chức các hoạt động doanh nghiệp mà doanh nghiệp đó phải bỏ ra để vận hành dự án của mình. Chi phí quản lý dự án cho doanh nghiệp có liên quan đến toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp chứ không được tách riêng cho từng hoạt động cụ thể. Đồng thời, tùy vào cách thức vận hành của doanh nghiệp mà chi phí quản lý cũng khác nhau.
Chi phí quản lý dự án là một yếu tố cấu thành quan trọng trong hệ thống chi phí của doanh nghiệp. Chính vì vậy, điều mà hầu hết các nhà quản trị đều quan tâm là làm sao để quản lý tốt chi phí này sao cho hợp lý nhất với doanh nghiệp của mình. Hãy cùng tìm hiểu về 4 phương pháp tối ưu hóa chi phí quản lý hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn.
Trong quá trình quản lý dự án, chi phí quản lý bao gồm: Chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, chi phí văn phòng, chi phí tài sản cố định, chi phí vật tư khấu hao và nhiều loại chi phí khác.
Từ đây có thể thấy rằng, nhà quản trị dự án cần phải hiểu rõ về chi phí quản lý doanh nghiệp và xây dựng một kế hoạch quản lý hiệu quả thì mới có thể vận hành doanh nghiệp tốt được. Bên cạnh đó, thúc đẩy kỹ năng quản lý nhằm tạo điều kiện phát triển cho các nhóm trong doanh nghiệp.
Cắt giảm nhân sự hay yêu cầu nhân viên làm thêm giờ thực chất không phải là cách hay để tối ưu hóa chi phí. Thay vào đó, các nhà quản trị dự án có thể sắp xếp, điều phối lại công việc giữa các cá nhân, phòng ban để đảm bảo họ đang có đủ khối lượng công việc và đủ thời gian để hoàn thành công việc trong giờ hành chính của công ty.
Ngoài ra, động viên nhân viên đi làm đầy đủ, hạn chế việc nghỉ phép của nhân viên bằng các chế độ khen thưởng cũng là một cách hay được nhiều doanh nghiệp áp dụng và đem lại hiệu quả cao. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp cần áp dụng kỹ năng quản lý để thúc đẩy các khoản chi cho khen thưởng là kinh tế hơn so với chi phí khi để nhân viên nghỉ phép.
Việc này có thể gây tốn chi phí ban đầu cho doanh nghiệp nhưng bù lại doanh nghiệp sẽ tránh được các rủi ro tiềm tàng có thể xảy ra, đặc biệt là vấn đề bảo mật thông tin cá nhân và thông tin làm việc của doanh nghiệp.
Ngoài ra, việc để xảy ra sự cố trong quá trình lưu trữ hồ sơ cũng sẽ khiến tinh thần và năng suất lao động giảm, mất uy tín doanh nghiệp và phát sinh những chi phí ngoài tầm kiểm soát.
Việc làm này tưởng như đơn giản vì trên thị trường có rất nhiều sự lựa chọn nhà cung cấp. Nhưng thực tế, để tìm được đơn vị cung cấp sản phẩm thực sự tốt với chi phí phù hợp thì không phải dễ dàng, nhất là đối với các sản phẩm về công nghệ mềm phần vì khó kiểm định chất lượng đầu vào.
Nhà cung cấp tốt không chỉ đem đến cho bạn một sản phẩm mà còn phải cung cấp được cho doanh nghiệp bạn một dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt trong suốt quá trình sử dụng sản phẩm, dịch vụ đó. Đây là điểm yếu của rất nhiều nhà cung cấp trên thị trường Việt Nam hiện nay.
Do đó, việc bỏ thời gian để tìm kiếm nhà cung ứng tốt nhất là cần thiết bởi nó giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí ngay từ đầu và không phải lo lắng cũng như mất thời gian bảo hành, sửa chữa trong suốt quá trình sử dụng.
Thay vì phải dùng rất nhiều nhân lực vào quá trình kinh doanh, sản xuất, quản lý thì chủ doanh nghiệp hãy sử dụng các sản phẩm công nghệ để giảm chi phí vận hành, chi phí nhân sự và tiết kiệm tối đa thời gian lãng phí cho cách làm truyền thống.
Hiện nay, với sự phát triển nhanh và mạnh của công nghệ thông tin đã cho ra đời rất nhiều sản phẩm, giải pháp dành riêng cho doanh nghiệp. Cùng với đó là sự khuyến khích của Nhà nước về giảm thiểu thủ tục hành chính, tạo cơ sở cho các doanh nghiệp sử dụng công nghệ của các nhà cung cấp vào quy trình vận hành, quản lý doanh nghiệp, từ: kinh doanh, sản xuất đến kế toán, nhân sự, thiết bị. Tất cả đều có thể được tối giản với sự trợ giúp của các sản phẩm công nghệ thông tin.
Nhằm đảm bảo tính bảo mật và hiệu quả cao, sử dụng các phần mềm quản trị doanh nghiệp là nhu cầu thích hợp, giúp cho việc trao đổi giữa nhân sự với nhau trở nên thoải mái hơn. Và myXteam là một trong phần mềm quản trị công việc hàng đầu tại Việt Nam.
Đến với myXteam, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một phần mềm quản trị doanh nghiệp tiếng việt nhằm hỗ trợ để lập và quản lý kế hoạch tối ưu nhất, đặc biệt bởi đây còn làm phần mềm quản trị doanh nghiệp miễn phí. Với myXteam, bạn sẽ quản lý chặt chẽ chi phí để quản lý doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất. myXteam luôn có thể cập nhật mọi cuộc hội thoại, lưu trữ và giúp bạn dễ dàng trao đổi với các thành viên trong nhóm làm việc.
Ngoài ra, phần mềm myXteam còn tối ưu kỹ năng quản trị doanh nghiệp, thông qua việc hỗ trợ tính năng thường xuyên nhắc nhở lịch làm việc, kế hoạch cụ thể đến từng nhân viên. Từ đó tạo cho họ tính chủ động giải quyết, hoàn thành mọi việc một cách khoa học. Trình quản lý doanh nghiệp cũng sẽ được cải thiện đáng kể.
Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận những tư vấn chi tiết.
Chủ đề: Bài viết thuộc chuyên mục Quản lý dự án — xem hướng dẫn tổng quan & các bài liên quan.
Với tư cách là Người quản lý dự án, bạn có thể cảm thấy như bạn cần đôi mắt ở phía sau đầu và thêm một (hoặc hai) tay chỉ để mọi thứ được căn chỉnh. Với thời hạn rải rác, vô số công việc phân phối, phụ thuộc dự án và hơn thế nữa, việc sắp xếp mọi thứ có tổ chức có thể là chìa khóa cho một quy trình làm việc đơn giản và hiệu quả hơn.
4 mẫu quản lý dự án này kết hợp với nhau để tạo thành một quy trình công việc hoàn chỉnh, từ đầu đến cuối, sẽ giúp bạn hoàn thành bất kỳ dự án nào. Hãy bắt đầu từ đầu:
Bảng quy trình phê duyệt dự án được xây dựng để giúp bạn thu thập các đề xuất và yêu cầu dự án từ bất kỳ ai một cách dễ dàng. Thông qua tùy chọn “Xem”, bạn có thể gửi bảng dưới dạng biểu mẫu và tất cả các câu trả lời sẽ được sắp xếp trong bảng. Từ đó, bạn có thể theo dõi quá trình phê duyệt từ “Yêu cầu mới” và “Đang xem xét” đến “Đã phê duyệt”. Sau khi được phê duyệt, chủ dự án sẽ được chỉ định, cùng với ngân sách dự án đã được phê duyệt. Sau khi nhấp vào “Đã phê duyệt”, một dự án sẽ được tạo trong bảng cấp cao của chương trình.
Hội đồng quản trị cấp cao của chương trình sẽ chứa tất cả các dự án của bạn thuộc cùng một danh mục. Sau khi một dự án được phê duyệt, nó sẽ được tạo dưới dạng một dự án trong “Các dự án sắp tới”, đây sẽ là danh mục của bạn về tất cả các dự án sắp tới. Khi dự án đã chuyển sang giai đoạn lập kế hoạch, việc cập nhật trạng thái sẽ tạo ra một bảng hoàn toàn mới dựa trên mẫu được tạo trước để giúp bạn lập kế hoạch cho mọi khía cạnh của dự án đó.
Chào mừng bạn đến với nơi điều kỳ diệu xảy ra! Bây giờ dự án của bạn đã được phê duyệt và bạn đã sẵn sàng bắt đầu lập kế hoạch, bạn sẽ sử dụng bảng lập kế hoạch dự án này để vạch ra toàn bộ cấu trúc phân tích công việc để bạn có thể đi đúng hướng và có tổ chức từng bước. Có được những thông tin chi tiết có giá trị về khía cạnh nào trong kế hoạch của bạn đang vượt tiến độ và những điểm nào đang bị tụt hậu, với tính năng tự động hóa ngày hoàn thành, quản lý nỗ lực, phân bổ ngân sách và chủ dự án – tất cả ở một nơi. Bạn cần xem nhanh tiến độ dự án của mình? Xem bảng của bạn trong Chế độ xem dòng thời gian để xem bố cục biểu đồ Gantt của dự án của bạn bao gồm các điểm đánh dấu rõ ràng cho các sự kiện quan trọng.
Ban này sẽ phân tích rủi ro trên tất cả các ban để mọi nhà quản lý dự án có thể học hỏi từ phân tích rủi ro của những người khác. Xác suất được đo bằng phép tính xác suất và tác động có trọng số với tỷ lệ phần trăm ước tính xuất hiện trong cột “xác suất” ở bên trái. Công thức tự động bổ sung trong bảng cho phép bạn tự động hiểu mức lỗ dự kiến dựa trên xác suất rủi ro xảy ra và toàn bộ số tiền tổn thất tiềm năng. Dựa trên thông tin bạn đã nhập nếu chi phí phản hồi thấp hơn tổn thất dự kiến, trạng thái của bạn sẽ thay đổi để giảm nhẹ. Tuy nhiên, nếu chi phí phản hồi cao hơn, trạng thái sẽ thay đổi để theo dõi.
Có một hệ thống có tổ chức để quản lý mọi khía cạnh của dự án, khả năng chia sẻ thông tin dự án quan trọng và tổng quan rõ ràng về vị trí của mọi thứ tại bất kỳ thời điểm cụ thể nào là những điều cần có đối với bất kỳ PM nào.
Trải nghiệm myXteam ngay hôm nay!
Chủ đề: Bài viết thuộc chuyên mục Quản lý dự án — xem hướng dẫn tổng quan & các bài liên quan.