Làm thế nào để giảm bớt sự rời bỏ của khách hàng, tăng năng suất và tạo ra doanh thu ổn định hơn? Thật đơn giản! Cải thiện quy trình kinh doanh của bạn!
Quy trình kinh doanh hiệu quả có thể mang lại cho doanh nghiệp của bạn một lợi thế cạnh tranh. Để duy trì tính cạnh tranh, điều cần thiết là phải duy trì hoạt động kinh doanh của bạn theo tiêu chuẩn cao và liên tục thực hiện các bước để cải thiện quy trình và loại bỏ các điểm yếu.
Cải tiến quy trình kinh doanh (BPI) là việc thực hành xem xét các quy trình làm việc hiện tại của bạn và cải thiện hiệu suất, hiệu quả hoặc độ chính xác của bạn. Trong quá trình cải tiến quy trình, các nhà lãnh đạo cần phải triển khai công nghệ mới, cải thiện phân tích quy trình và đo lường các chỉ số.
Cải tiến quy trình hiệu quả làm cho công ty, nhân viên và sản phẩm của bạn thành công hơn, giúp bạn tạo ra một doanh nghiệp bền vững hơn. Cụ thể, cải tiến quy trình có thể dẫn đến:
Bước đầu tiên của cải tiến quy trình là xác định quy trình làm việc hiện tại cần được bảo trì. Ví dụ, quy trình có thể không hoạt động hoặc không hoạt động theo kế hoạch.
Để xác định mục tiêu cuối cùng, trước tiên bạn cần tự hỏi bản thân: “Sản phẩm cuối cùng có thể bàn giao là gì?”. Nó là một sản phẩm hay một dịch vụ? Kết quả bạn hy vọng đạt được thông qua quá trình này là gì?
Khi bạn đã có câu trả lời, bạn cần hiểu các bên liên quan là ai và tự hỏi bản thân:
Khi bạn đã hiểu cặn kẽ về quy trình bạn muốn cải thiện, đã đến lúc xác định các lĩnh vực khả quan và các rào cản đối với thành công.
Hãy tự hỏi bản thân và nhóm của bạn:
Bạn cũng có thể bắt đầu suy nghĩ về các nguyên nhân gốc rễ có thể xảy ra cho mỗi điểm nghẽn ở giai đoạn này. Dưới đây là một số thách thức kinh doanh phổ biến mà bạn có thể phát hiện ra khi xem xét kỹ hơn các rào cản của mình:
Cải tiến quy trình mang lại cho bạn cơ hội tìm ra nguyên nhân gốc rễ và khắc phục nó để tăng hiệu quả và tạo ra kết quả tốt hơn.
Sau khi xác định được các rào cản, bạn cần hiểu chúng tác động như thế nào đến kết quả. Bạn nên đánh giá bốn lĩnh vực tác động: các bên liên quan, sản phẩm đạt được, kết quả cuối cùng và các lĩnh vực kinh doanh khác.
Quy trình làm việc không hiệu quả có thể gây ra tỷ lệ chuyển đổi thấp hơn, lợi nhuận thấp hơn, thời hạn bị đẩy lùi, lãng phí thời gian và nguồn lực.
Khi bạn đã xác định được vấn đề và hiểu được tác động của chúng, đã đến lúc giải quyết vấn đề! Để có kết quả tốt nhất, bạn sẽ muốn đối mặt trực tiếp với từng vấn đề và nguyên nhân gốc rễ của nó. Dưới đây là một số ví dụ về các thay đổi quy trình mà bạn có thể sử dụng để giải quyết các nguyên nhân gốc rễ phổ biến được liệt kê trong bước hai:
Nhiệm vụ chính của bạn trong quá trình cải tiến quy trình là xác định vấn đề chính xác và vạch ra hướng dẫn từng bước giải quyết các vấn đề một cách trực tiếp. Tính cụ thể, trách nhiệm giải trình và thời hạn rõ ràng là các yếu tố của một kế hoạch hành động thành công.
Trước khi thực hiện kế hoạch của mình, hãy đảm bảo rằng bạn xác định được các chỉ số hiệu suất chính (KPI) sẽ giúp bạn đánh giá mức độ thành công của các nỗ lực cải tiến quy trình. Theo dõi kết quả giúp bạn liên tục cải thiện trong suốt quá trình.
Phần mềm quản lý dự án mang lại nhiều lợi ích khi nói đến việc cải thiện quy trình và năng suất nhóm của bạn, điều này giải thích tại sao chúng là một phần không thể thiếu trong hầu hết các hoạt động hàng ngày của nhóm.
Nếu bạn muốn lãnh đạo một doanh nghiệp thành công và phát đạt, bạn cần hiểu rõ và ưu tiên cải tiến liên tục. Để thực hiện cải tiến quy trình, hãy đánh giá hiệu suất hiện tại của bạn, tìm kiếm các điểm nghẽn và xác định nguyên nhân gốc rễ của chúng.
Bằng cách liên tục đánh giá hiệu quả của quy trình làm việc, bạn sẽ có thể giảm bớt các rào cản dẫn đến thành công và trao quyền cho các nhóm của bạn để đạt được kết quả tốt hơn.
Chủ đề: Bài viết thuộc chuyên mục Quản trị DN nhỏ — xem hướng dẫn tổng quan & các bài liên quan.
Cách xây dựng doanh nghiệp hiệu quả của một tổ chức, doanh nghiệp sẽ dẫn đến sự thành công hay thất bại của tập thể đó. Đối với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện tại, tình trạng khó khăn trong quản trị đã và đang làm trì trệ sự phát triển của doanh nghiệp.
Vì thế, đâu là những vấn đề khó khăn trong quản trị doanh nghiệp mà bạn thường mắc phải? Làm thế nào để quản lý công việc một cách hiệu quả và hợp lý nhất nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh tối đa? Và trên hết, tìm ra lời giải đáp cho câu hỏi “quản trị doanh nghiệp là gì?”. Hãy cùng myXteam tìm hiểu những khó khăn, vướng mắc thường gặp phải trong cách quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ để có sự thay đổi đúng đắn trong việc tổ chức quản lý doanh nghiệp.
Người quản lý thường mắc sai lầm trong quá trình giao việc, khi thường đặt ít niềm tin vào nhân viên mới mà giao việc nhiều cho nhân viên cũ có kinh nghiệm. Điều này gây mất cân bằng về khối lượng công việc và thời gian cho mỗi nhân viên. Phân công công việc không đồng đều có thể là nguyên nhân chính làm chậm tiến độ công việc hiện tại, điều này đòi hỏi một kỹ năng quản trị doanh nghiệp chắc chắn.
Đối với các nhà lãnh đạo, cần phải có sự quan sát nhạy bén, phát hiện những điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên, từ đó giao cho họ những công việc phù hợp để hiệu quả và năng suất công việc đạt được tốt nhất. Đây là bài toán mà các nhà quản lý luôn phải cân nhắc trước khi ra quyết định, nếu công việc được giao không phù hợp với năng lực của nhân viên sẽ làm ảnh hưởng tới chất lượng của công việc. Không phải nhà quản lý nào cũng có thể nắm bắt được hết các thế mạnh của nhân viên, vì thế rất cần đến những công cụ, phần mềm tối ưu hóa việc đánh giá năng lực làm việc của mỗi nhân viên.
Với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, quy trình kiểm soát tiến độ công việc có thể kiểm soát dễ dàng do nhân sự mỏng. Nhưng với những doanh nghiệp vừa và lớn, quá trình quản lý doanh nghiệp này sẽ đem lại khó khăn cho nhà điều hành khi khó có thể kiểm soát được hết những công việc đã được giao cho nhân viên. Bên cạnh đó, còn phải kiểm tra tiến độ đã hoàn thành được như thế nào, điều này rất cần tìm đến những công cụ giúp theo dõi tiến độ công việc hiệu quả.
Một khi đã không kiểm soát được hiệu quả làm việc của nhân viên, rất khó để nhà quản lý có những chính sách điều chỉnh phù hợp để hoàn thành công việc thật tốt, giúp doanh nghiệp phát triển vững mạnh hơn.
Thái độ làm việc là một trong những yếu tố góp phần quan trọng tạo nên hiệu quả của công việc. Nhân sự làm việc với quyết tâm và sự năng nổ thì kết quả của công việc sẽ rất tốt. Ngược lại, nếu thái độ của nhân viên thờ ơ, không quan tâm đến công việc đang làm sẽ dẫn đến những hệ quả làm trì trệ công việc. Vì vậy, những nhà quản lý cần quan sát được những nhân viên nào đang có thái độ làm việc không nghiêm túc để kịp thời nhắc nhở, tránh để tình trạng kéo dài làm ảnh hưởng đến hiệu suất công việc của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, việc khen thưởng, động viên dành cho những nhân viên làm việc tốt chính là động lực to lớn giúp cho các nhân viên có được tinh thần làm việc tốt nhất, tạo cảm giác cho họ được tôn trọng, có giá trị trong doanh nghiệp. Từ đó, năng suất và hiệu quả công việc tạo ra cũng sẽ tốt hơn. Nhiều nhà quản lý thường thiếu đi sự quan tâm đối với những nhân viên hoàn thành công việc tốt, như vậy sẽ làm cho nhân viên không có được ý chí tiến thủ, cũng như cảm thấy dù không làm được việc hay làm tốt thì cũng không được gì, khiến họ rơi vào tình trạng không muốn làm việc.
Khi nói đến kỹ năng quản trị doanh nghiệp, việc kiểm soát năng suất làm việc luôn được đặt lên hàng đầu. Năng suất làm việc không ổn định, lúc tăng lúc giảm sẽ làm cho bộ máy hoạt động của các doanh nghiệp vừa và nhỏ thiếu sự ổn định lâu dài.
Đây là một trong những mối nguy cơ lớn đối với các doanh nghiệp trong thời gian xây dựng và phát triển, nếu không đáp ứng được hiệu suất làm việc ổn định sẽ rất dễ dẫn đến việc bị chậm trễ tiến độ, ảnh hưởng đến toàn doanh nghiệp.
Trong thời đại 4.0 lên ngôi, các doanh nghiệp cần phải bắt kịp với xu thế hội nhập và phát triển. Nhiều doanh nghiệp còn e ngại, chưa áp dụng triệt để hoặc chưa biết cách tận dụng lợi thế của công nghệ thông tin vào quản lý doanh nghiệp. Chính vì vậy, những doanh nghiệp biết ứng dụng những phần mềm hỗ trợ quản lý kinh doanh hiệu quả sẽ có tỷ lệ kinh doanh thành công hơn so với những doanh nghiệp không ứng dụng.
Với nhu cầu ngày càng tăng của doanh nghiệp về cách xây dựng doanh nghiệp hiệu quả, ta rất cần những phần mềm quản lý công việc tiếng Việt dành cho người Việt. Và myXteam là một trong những lựa chọn hàng đầu tại Việt Nam.
Đến với myXteam, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một phần mềm quản lý công việc tiếng Việt nhằm hỗ trợ để lập và quản lý kế hoạch tối ưu nhất. Với myXteam, bạn sẽ có thể dễ dàng giao tiếp với những thành viên trong nhóm của bạn một cách hiệu quả nhất.
Ngoài ra, phần mềm myXteam còn tối ưu kỹ năng quản trị doanh nghiệp, thông qua việc hỗ trợ tính năng thường xuyên nhắc nhở lịch làm việc, kế hoạch cụ thể đến từng nhân viên. Từ đó tạo cho họ tính chủ động giải quyết, hoàn thành mọi việc một cách khoa học. Việc quản lý doanh nghiệp cũng sẽ được cải thiện đáng kể.
Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận những tư vấn chi tiết nhất. Chúc các bạn luôn thành công trong mọi công việc!
Chủ đề: Bài viết thuộc chuyên mục Quản trị DN nhỏ — xem hướng dẫn tổng quan & các bài liên quan.
Khi kế hoạch mở lại văn phòng thay đổi và phát triển lên, nhiều giám đốc điều hành đang vật lộn với chính sách làm việc từ xa hoặc kết hợp trong tương lai của họ. Một số công ty đã đặt ra luật từ trên xuống, trong khi những công ty khác đã áp dụng cách tiếp cận từ dưới lên – trao quyền đáng kể cho các nhà quản lý cá nhân để quyết định chính sách nhóm cá nhân của họ.
Mặc dù không có một mô hình phù hợp với tất cả và không có sách hướng dẫn để quyết định mô hình điều khiển từ xa hoặc mô hình kết hợp nào phù hợp với công ty của bạn, nhưng cả cách tiếp cận từ trên xuống hay từ dưới lên đều không phải là cách tối ưu. Các nhà lãnh đạo và công ty thành công nhất sẽ lặp đi lặp lại giữa các phương pháp tiếp cận từ trên xuống và từ dưới lên cho đến khi chúng hội tụ một cách có ý nghĩa.
Trong thực tế, điều này hoạt động như thế nào? Là một nhà lãnh đạo, một cách để có được sự hội tụ đó là nắm lấy “kim tự tháp của sự rõ ràng”. Chúng tôi sử dụng khuôn khổ này tại Asana để giúp mọi người phù hợp hơn với những gì chúng tôi đang làm. Kim tự tháp năm cấp độ rõ ràng giúp mọi người trong công ty biết kết nối các điểm từ công việc hàng ngày của họ với sứ mệnh của công ty bạn:
Kim tự tháp của sự rõ ràng đặc biệt có giá trị khi bạn áp dụng nó vào chính sách làm việc từ xa hoặc kết hợp của mình. Năm nay, tôi đã chứng kiến các đội lãnh đạo thay đổi hoàn toàn tư duy của họ khi họ nghĩ – và hành động – theo kim tự tháp của sự rõ ràng. Khi tôi tư vấn cho các công ty về chính sách kết hợp hoặc từ xa của họ, đây là một số câu hỏi mà tôi khuyên họ nên hỏi ở mỗi cấp:
Khi bạn thiết kế và triển khai chính sách làm việc từ xa hoặc kết hợp của mình, tôi khuyên bạn nên nắm lấy kim tự tháp của sự rõ ràng làm la bàn của mình. Khi mọi thứ và tất cả mọi người đều được kết nối với xu hướng kinh doanh của bạn, bạn sẽ xây dựng được các chính sách lâu dài hơn giúp trao quyền cho mọi người để đạt được thành công.
Để giúp mọi người phù hợp với mục đích của chính sách làm việc từ xa hoặc kết hợp của bạn, nhân viên của bạn – đặc biệt là các cá nhân đóng góp – cần hiểu cách mọi sáng kiến liên quan đến công việc từ xa hoặc kết hợp – từ việc giới thiệu đến đào tạo người quản lý và lựa chọn công nghệ – kết nối với sứ mệnh của công ty bạn.
Bằng cách tận dụng kim tự tháp của sự rõ ràng, bạn có thể đặt nền tảng và cấu trúc hỗ trợ cho một chính sách làm việc từ xa hoặc kết hợp hiệu quả. Nếu chính sách của bạn không dựa trên kim tự tháp của sự rõ ràng hoặc một nền tảng tương tự nhấn mạnh sự hội tụ từ dưới lên hay từ trên xuống, thì chính sách đó có khả năng sụp đổ về nguyên tắc và thực tế ngay từ trở ngại đầu tiên không thể tránh khỏi.
Chủ đề: Bài viết thuộc chuyên mục Làm việc từ xa — xem hướng dẫn tổng quan & các bài liên quan.
Tình hình dịch bệnh căng thẳng đã làm cho khái niệm làm việc từ xa hoặc làm việc tại nhà phổ biến hơn bao giờ hết. Các doanh nghiệp đã quen dần với quá trình làm việc tại nhà cũng như cho phép nhân viên có thể làm việc ở bất kỳ đâu nhằm giữ an toàn cũng như thực hiện tốt việc giãn cách xã hội.
Tuy nhiên, khi bắt đầu làm việc tại nhà, bạn chợt nhận ra rằng đây là một hành trình mệt mỏi, cô đơn và thiếu động lực. Ngoài ra, các mối quan hệ với đồng nghiệp cũng dần mất đi khiến chúng ta rơi vào những cảm xúc tiêu cực và kiệt quệ về tinh thần.
Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp 7 nguyên nhân khiến bạn rơi vào bẫy kiệt quệ tinh thần và cách thức khắc phục thông qua những lời khuyên đến từ các nhân viên đang làm việc tại nhà trên khắp thế giới.
Rất nhiều người trong chúng ta chưa thật sự sẵn sàng cho quá trình làm việc tại nhà, không còn có thể duy trì thói quen đến văn phòng và làm việc theo những cách truyền thống nhất. Quá trình làm việc tại nhà đột nhiên bắt đầu dưới sự gượng ép và chán chường. Sự thiếu lựa chọn này có thể khiến bạn nản lòng và thậm chí mất phương hướng.
Cách khắc phục: Tìm cách lập kế hoạch cho mọi công việc càng nhiều càng tốt. Việc duy trì nhịp độ công việc cũng như các kế hoạch sẽ giúp bạn hình dung rõ ràng hơn những gì mình đang cần thực hiện, vạch rõ định hướng công việc cũng như tránh được cảm giác chán nản. Hãy bắt đầu từ phương thức lập kế hoạch Kanban mỗi ngày và liên tục lặp lại thói quen này.
Mặc dù làm việc tại nhà có thể xem như một phương thức làm việc tăng tính sáng tạo, nhưng thực tế bạn lại không thể tránh khỏi sự phân tâm. Con cái hoặc bạn đời rõ ràng có thể khiến bạn mất tập trung bất kỳ lúc nào, đặc biệt nếu bạn không có một nơi dành riêng để làm việc ở nhà. Ngoài ra, các việc vặt thường ngày cũng dễ khiến bạn phân tâm và không thể tập trung vào công việc.
Cách khắc phục: Đặt quy tắc không gian cho riêng bạn, mọi người nên được thông báo trước họ có thể làm gì và không thể làm gì khi bạn đang tập trung vào công việc. Riêng với các công việc bên lề, hãy lập kế hoạch giải quyết chúng vào một khoảng thời gian nhất định trong ngày.
Làm việc tại nhà đôi lúc không giúp chúng ta trở nên tự do hơn, mà chính điều này lại làm cạn kiệt quỹ thời gian của bạn, nhất là khi chúng ta phải tự thân vận động trong mùa dịch. Việc tự nấu ăn, chăm sóc con cái, làm việc liên tục thật sự rút cạn năng lượng của bản thân bạn và khiến năng lực làm việc bị giảm sút đáng kể.
Cách khắc phục: Nên rạch ròi giữa khoảng thời gian làm việc và thời gian chăm sóc gia đình. Hãy đặt cho mình một khoảng thời gian nghỉ ngơi ngắn cho mỗi công việc để lấy lại tinh thần cho bản thân. Nếu bạn bị cạn năng lượng trong quá trình làm việc, hãy thực hiện kỹ thuật Pomodoro – Quả cà chua, chỉ tập trung làm một việc duy nhất với 100% thời gian đã định và bắt đầu nghỉ ngơi.
Những cuộc trò chuyện công sở đã quá quen thuộc đến nỗi chúng ta mặc định nó là một trong những động lực để đi làm. Tuy nhiên, làm việc tại nhà sẽ hạn chế những cuộc trò chuyện như thế diễn ra, bạn bắt đầu chán chường vì không thể gặp mặt bất kỳ ai, những cuộc trao đổi cũng diễn ra khó khăn hơn. Thậm chí, một số đội nhóm sẽ bắt đầu có biểu hiện rạn nứt.
Cách khắc phục: Đừng để không gian ngăn cách bạn và mọi người. Hãy cùng thiết lập những cuộc trò chuyện nhóm vào một số thời điểm nhất định trong ngày, cùng đặt chủ đề chung và tham gia chia sẻ. Ý tưởng trò chuyện có thể về những món ăn mà bạn đã nấu, những trò vui hoặc đơn giản hơn là cách cả nhóm đã trải qua một ngày như thế nào.
Làm việc tại nhà sẽ khiến cho quá trình giao việc trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Chúng ta không thể có mặt kịp thời để phân việc, hướng dẫn cũng như giải quyết các khó khăn một cách nhanh chóng. Điều này gây khó khăn không chỉ cho cấp bậc quản lý mà cả nhân viên được giao việc, họ sẽ hình thành tâm lý bỏ cuộc nhanh chóng.
Cách khắc phục: Sử dụng các phần mềm quản lý công việc để có thể giao việc nhanh chóng và quản lý tiến độ công việc một cách tự động. Các công cụ này sẽ hỗ trợ việc sắp xếp công việc cũng như liên lạc giữa các thành viên được liền mạch mà không cần đến email hoặc các tác vụ rắc rối khác. Nhờ đó mà đồng đội của bạn sẽ phối hợp cũng như bắt kịp với công việc nhanh chóng hơn, không gây chán nản.
Bẫy “làm việc trong kỳ nghỉ” xuất hiện khi chúng ta đang nhầm tưởng rằng quá trình làm việc tại nhà là thời gian được nghỉ ngơi. Chính điều đó đã làm cho bạn không thể nào tập trung toàn bộ sức lực để giải quyết công việc của mình. Thay vào đó, bạn chìm ngập trong sự cám dỗ của giấc ngủ, đồ ăn và thậm chí là các bữa tiệc bất thình lình.
Cách khắc phục: Hãy khoác lên mình một bộ trang phục thật nghiêm túc và giữ lịch trình làm việc đúng như lúc ở văn phòng. Điều này nghe có phần điên rồ, nhưng nó sẽ tạo ra tâm lý chúng ta vẫn đang hoạt động trong văn phòng và tránh đi tình trạng “làm việc trong kỳ nghỉ”.
Khả năng giám sát công việc bị hạn chế chính là nhược điểm lớn nhất của quá trình làm việc tại nhà. Các nhà lãnh đạo không thể đưa ra nhận xét đúng về khối lượng công việc cũng như mức độ tập trung của nhân viên, khiến cho quá trình phân việc gặp rất nhiều khó khăn.
Cách khắc phục: Doanh nghiệp nên tìm hiểu một số phần mềm quản lý công việc được tích hợp công cụ đo lường khối lượng công việc để dễ dàng quản lý và giám sát nhân viên. Các phần mềm này sẽ thay thế cho quá trình đánh giá thủ công cũng như tiện lợi hơn cho quá trình xét khen thưởng nhân viên. myXteam là phần mềm quản lý công việc, tích hợp đo lường khối lượng dự án miễn phí trọn đời.
Làm việc tại nhà không chỉ giúp doanh nghiệp bạn có thể liên tục hoạt động và tăng trưởng. Đây còn là cách thức để giữ an toàn cho tất cả mọi người trong thời điểm dịch bệnh diễn ra phức tạp và đầy nguy hiểm. Hãy cùng myXteam liên tục cập nhật những mẹo vặt để giữ cho quá trình làm việc tại nhà được diễn ra suôn sẻ nhé!
Nếu bạn cần các mẫu kế hoạch làm việc từ xa, đừng ngần ngại mà hãy truy cập ngay kho kế hoạch mẫu đa dạng dành riêng cho bạn. Chúc bạn thành công!
Chủ đề: Bài viết thuộc chuyên mục Làm việc từ xa — xem hướng dẫn tổng quan & các bài liên quan.
Review 10 phần mềm làm việc từ xa cơ bản – Ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn chuyển sang làm việc từ xa, vì theo họ đó là lựa chọn khả thi nhất để vượt qua giai đoạn thảm họa của đại dịch toàn cầu. Vì thế, các tổ chức có kinh nghiệm quản lý nhóm từ xa có thể áp dụng các công nghệ giúp làm việc từ xa thành công.
Tuy nhiên, nếu bạn mới làm việc tại nhà, thì điều quan trọng đầu tiên là tìm cho mình một công cụ làm việc tốt nhất mà bạn nên bắt đầu sử dụng ngay. Hiện nay, trên thị trường có hàng ngàn ứng dụng làm việc tại nhà, và để giúp các bạn dễ dàng hơn trong việc lựa chọn, chúng tôi đã rút gọn danh sách xuống còn 10 công cụ hàng đầu phù hợp với hầu hết mọi loại nhóm làm việc từ xa.
Việc quản lý nhiều dự án từ xa sẽ trở nên lộn xộn nếu không có ProofHub – phần mềm quản lý dự án tích hợp. Với khả năng xử lý vô số dự án cùng lúc, các nhóm có thể xử lý công việc từ xa ở bất kỳ quy mô và ngành nghề nào. Cho dù bạn muốn quản lý các nhiệm vụ của dự án, theo dõi giờ làm việc hoặc tạo bảng báo cáo dự án, ProofHub đều có thể giúp bạn xử lý trơn tru và nhanh gọn.
Hơn nữa, nó cũng kết hợp một số công cụ đặc biệt, cho phép các nhóm làm việc từ xa có thể trò chuyện tích hợp, lưu trữ và chia sẻ tệp, công cụ đánh dấu để kiểm chứng tài liệu, v.v. sẽ giúp nhân viên đảm bảo rằng mọi nỗ lực tập thể của họ được đền đáp.
Giá: Gói kiểm soát tối ưu có sẵn với $89/tháng, không tính phí cho mỗi người dùng.
Nền tảng công cụ: Web | iOS | Android
Wrike là một phần mềm quản lý dự án nổi tiếng khác. Đây là công cụ mà các nhóm làm việc từ xa có thể sử dụng để hợp lý hóa các quy trình trong một dự án. Hơn nữa, thiết kế tối giản của nó giúp bạn dễ dàng tìm thấy và sử dụng các chức năng một cách nhanh chóng. Wrike cũng đi kèm với một công cụ xác nhận mà bạn có thể sử dụng để đánh dấu vào hình ảnh và để lại nhận xét. Nó cho phép người làm việc từ xa và người quản lý luôn nắm được thông tin liên quan đến tất cả các nhiệm vụ và hoạt động của một dự án.
Phí sử dụng: Gói kinh doanh có sẵn với $24,80 mỗi người dùng mỗi tháng.
Nền tảng công cụ: Web | iOS | Android
Chanty là một ứng dụng chat nhóm được hỗ trợ bởi công nghệ AI. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng ứng dụng này để giao tiếp tức thì với các thành viên trong nhóm. Điểm khác biệt của Chanty chính là sự tiến bộ của công nghệ so với nhiều nền tảng nhắn tin khác. Ngoài chức năng nhắn tin, bạn có thể sử dụng nó để tạo nội dung làm việc, giao nhiệm vụ và bắt đầu thảo luận chỉ với một cú nhấp chuột. Nó cũng đi kèm với tính năng Teambook mà bạn có thể sử dụng để sắp xếp các công việc, cuộc trò chuyện, tệp và thậm chí cả tin nhắn đã ghim.
Phí sử dụng: Gói kinh doanh có sẵn với $4 mỗi người dùng mỗi tháng.
Nền tảng công cụ: Web | iOS | Android
Trello là một trong những phần mềm quản lý dự án đơn giản nhất có sẵn cho mọi nền tảng sử dụng. Trello cho phép bạn tạo một bảng riêng cho từng dự án và sau đó thêm danh sách và thẻ để quản lý các nhiệm vụ của dự án. Ngoài ra, có thể phân công các thẻ, đại diện cho các nhiệm vụ, cho các thành viên cụ thể trong nhóm. Trello cho phép bạn quản lý các dự án của mình một cách linh hoạt và bổ ích.
Phí sử dụng: Gói doanh nghiệp bắt đầu từ $20,83 cho mỗi người dùng mỗi tháng.
Nền tảng công cụ: Web | iOS | Android
Được phát triển bởi Microsoft như một công cụ giao tiếp và làm việc từ xa, Microsoft Teams là một công cụ giao tiếp đáng tin cậy. Nó cho phép bạn trò chuyện qua hình ảnh ở bất kỳ đâu, qua bất kỳ nền tảng nào. Từ tin nhắn trực tiếp đến video chat, công cụ này cho phép các nhóm của bạn luôn kết nối ở bất kỳ đâu, và theo bất kỳ hình thức nào.
Phí sử dụng: Gói Office 365 Home có sẵn với giá $9,99/tháng cho tối đa 6 người dùng.
Nền tảng công cụ: Windows | macOS | iOS | Android
Slack là một công cụ giao tiếp mạnh mẽ khác, giúp cuộc trò chuyện của bạn trở nên đơn giản và có tổ chức tốt. Bạn có thể tạo các kênh hoạt động như không gian chuyên dụng, nơi bạn và nhóm của bạn có thể hợp tác với nhau để làm việc nhóm hiệu quả hơn. Ngoài ra, Slack cho phép bạn giao tiếp với một số đồng nghiệp nhất định mà không liên quan đến các đồng đội khác qua tin nhắn trực tiếp và các kênh riêng tư. Nó cũng tích hợp với các ứng dụng bên thứ ba khác như Google Drive và Salesforce Chatter.
Phí sử dụng: Gói Plus có sẵn với $6 mỗi người dùng mỗi tháng.
Nền tảng công cụ: Windows | macOS | iOS | Android
Cần một nơi để tập trung tất cả nội dung mà nhóm của bạn cần làm việc? Hãy sử dụng Dropbox. Các giải pháp lưu trữ đám mây do Dropbox cung cấp giúp các nhóm làm việc dễ dàng và hiệu quả hơn. Bạn có thể lưu trữ các tệp và chia sẻ chúng với nhóm của mình bất kỳ lúc nào, ở bất kỳ đâu bằng các thiết bị bạn chọn.
Phí sử dụng: Gói nâng cao có sẵn với $20 mỗi người dùng mỗi tháng.
Nền tảng công cụ: Web | Windows | macOS | iOS | Android
Hubstaff giúp theo dõi thời gian dễ dàng cho các nhóm thuộc mọi quy mô. Nó cho phép các nhóm từ xa đánh giá năng suất của họ và theo dõi tiến độ dự án. Công cụ này cũng đi kèm với tính năng theo dõi thời gian GPS tích hợp cho phép người quản lý theo dõi cả thời gian vận chuyển và tại chỗ của nhân viên. Bảng chấm công trực tuyến cho phép bạn theo dõi giờ làm việc của từng nhân viên, giờ có thể lập hóa đơn và các khoản thanh toán.
Phí sử dụng: Gói trả phí $10/tháng.
Nền tảng công cụ: Chrome | Windows | macOS | iOS | Android
Toggl là một ứng dụng quản lý thời gian đơn giản dành cho các nhóm từ xa. Bạn có thể sử dụng nó để theo dõi giờ làm việc trong thời gian thực để bạn và nhóm của bạn có thể làm việc hiệu quả và tránh chạy không tải. Bạn có thể theo dõi thời gian cho từng nhiệm vụ và hoạt động chỉ với một cú nhấp chuột. Nó cũng đi kèm với các tính năng nhắc nhở theo dõi, thông báo cho bạn bất cứ khi nào bạn quên bắt đầu hoặc dừng bộ đếm thời gian.
Phí sử dụng: Gói cao cấp có sẵn với $20 mỗi người dùng mỗi tháng.
myXteam là giải pháp công nghệ giúp đội nhóm cùng nhau làm việc hiệu quả hơn, cùng ghi nhớ, lưu trữ và nhắc nhở công việc cho từng thành viên, nhờ đó họ không cần dùng đến email, hay tốn thời gian cho những cuộc họp. Với nền tảng chat được kết hợp, myXteam giúp nhóm thống nhất thông tin, không còn tình trạng lạc trôi khi làm việc nhóm.
Sự đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị iOS, Android giúp nhóm linh hoạt trao đổi thông tin làm việc dù ở bất kể nơi nào.
myXteam mang đến một phương thức làm việc nhóm hiện đại, đơn giản hơn!
Chủ đề: Bài viết thuộc chuyên mục Làm việc từ xa — xem hướng dẫn tổng quan & các bài liên quan.
Câu hỏi thường được mọi người nhắc đến chính là: làm việc nhóm là gì? Tại sao chúng ta cần phải làm việc nhóm, và nó mang lại những lợi ích gì cho chúng ta khi làm việc. Thực tế, làm việc nhóm không chỉ là việc tìm những người phù hợp với công việc đang làm để tập hợp thành một nhóm. Sự thực, làm việc nhóm hướng tới hình thành cách làm việc nhóm hiệu quả, tận dụng sức mạnh tổng hợp để đem đến hiệu quả cao nhất cho công việc.
Khi hình thành nhóm làm việc, chúng ta cần nhận biết những đặc điểm nào là yêu cầu quan trọng nhất, và điều kiện nào cần để tạo ra cách làm việc nhóm hiệu quả? Làm việc nhóm xuất hiện khi và chỉ khi thỏa mãn các yếu tố sau:
Nhằm giúp tổ chức công việc hiệu quả, bạn hãy áp dụng các quy tắc quản trị hiệu quả, nhằm tìm ra cách lập kế hoạch công việc phù hợp nhất. Một trong những quy tắc được áp dụng nhiều nhất là quy tắc 5W1H.
5W-1H là một bộ quy tắc giúp bạn có thể định hướng, xác định, sàng lọc và tìm ra những giải pháp phù hợp và đúng đắn nhất.
Để quản lý công việc một cách hiệu quả và có thể lập được một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể, bạn cần phải xác định mình nên Làm gì (What), Làm để làm gì (Why), Ai làm (Who), Làm khi nào (When), Làm ở đâu (Where), Làm như thế nào (How).
Khi bắt đầu hình thành một nhóm làm việc, bạn không thể mong đợi một nhóm mới hoạt động tốt, có thể xử lý mọi việc ngay từ ban đầu. Quá trình hình thành một nhóm cần rất nhiều công sức và cả thời gian đầu tư xây dựng hiệu quả. Bên cạnh đó, các thành viên trong nhóm cũng cần phải trải qua quá trình rèn luyện và thực tập trong một môi trường thích hợp để đạt được hiệu quả tối đa khi làm việc.
Việc nắm bắt quy trình hình thành nhóm sẽ giúp tạo dựng một cấu trúc công việc hoàn chỉnh, có sự phân bổ đồng đều giữa các thành viên và đảm bảo yếu tố bền vững trong nhóm.
Đối với những người đứng đầu, việc quản lý nhóm thành công còn cần dựa vào yếu tố “team-building”, giúp gắn kết các thành viên với nhau, đồng thời cũng lấy thêm được nhiều thông tin có giá trị về năng lực của từng thành viên trong nhóm. Dù đi theo những mô hình xây dựng nhóm nào, người quản lý nhóm cũng nên nắm rõ về các giai đoạn của quá trình cơ bản hình thành nhóm như sau:
Đây là giai đoạn đầu, khi bạn bắt đầu tập hợp những cá nhân trong công ty vào cùng một nhóm để thực hiện những dự án chung.
Trong giai đoạn này, hầu hết các thành viên trong nhóm đều nỗ lực phát huy những giá trị của bản thân, đóng góp công sức và hoạt động năng nổ nhất. Vẫn sẽ có những thành viên chưa hiểu hết về tính chất công việc, cũng như vai trò của bản thân họ trong nhóm.
Người quản lý nhóm nên động viên và tìm hiểu thêm về thế mạnh của từng cá nhân để giao việc hiệu quả.
Trong giai đoạn này, người quản lý đóng vai trò chi phối và hoạt động tích cực nhất, vì vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong nhóm chưa rõ ràng, rất cần một người dẫn dắt. Tầm quan trọng của làm việc nhóm sẽ dựa vào sức ảnh hưởng mà người trưởng nhóm có thể đưa cả nhóm đến với thành công hay không.
Tùy vào số lượng thành viên ban đầu và tính chất công việc cần gấp hay không, giai đoạn này có thể mất ít nhiều thời gian khi mọi người bắt đầu làm việc cùng nhau và cố gắng tìm hiểu về thành viên trong nhóm mới của mình.
Trong giai đoạn này, những xung đột và mâu thuẫn giữa các thành viên đã hình thành. Khi tính chất công việc được cụ thể, các thành viên với nhiều tính cách khác nhau dễ có sự va chạm không mong muốn, chuyện bất đồng ý kiến trong cách nhìn nhận công việc là khó tránh khỏi.
Ngoài ra, chính việc ít giao tiếp lại gây nhiều cản trở, vì thiếu người lắng nghe và một số cá nhân vẫn bảo thủ với quan điểm của mình. Điều này vô tình khiến những cách làm việc nhóm hiệu quả trước đây bị ảnh hưởng ít nhiều. Học hỏi những kỹ năng lắng nghe sẽ giúp bạn ổn định hơn khi làm việc nhóm.
Sự thật là, sự xung đột này dường như là một thái cực đối với nhóm làm việc của bạn, nhưng nếu bạn nhìn xuyên qua cái bề ngoài tử tế và thấy được những lời mỉa mai, công kích, ám chỉ, có thể bức tranh sẽ rõ hơn. Những lúc này, bạn hãy tìm đến những giải pháp xử lý xung đột khi làm việc nhóm.
Ngoài ra, vai trò của người trưởng nhóm là rất quan trọng, bởi vì sự uy tín của người trưởng nhóm sẽ giúp cho những mâu thuẫn trên được hạn chế tối đa.
Vai trò của kỹ năng giải quyết mâu thuẫn là tối quan trọng. Là người quản lý, bạn đóng vai trò chi phối trong giai đoạn này, bởi vì vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong nhóm chưa thực sự rõ ràng.
Sau khi vượt qua những thách thức ban đầu, đây chính là giai đoạn đi đến ổn định và phát triển bền vững. Những xung đột nội bộ đã phần nào biến mất, tính chất công việc rõ ràng giúp việc trao đổi thông tin giữa các thành viên trở nên đảm bảo hơn. Sự thay đổi lớn nhất là các cá nhân trong nhóm đã bắt đầu học hỏi và chia sẻ thông tin. Những phương pháp làm việc hiệu quả cũng được trưởng nhóm áp dụng.
Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành viên bắt đầu cảm thấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm của mình và những vấn đề này được thảo luận cởi mở với toàn bộ nhóm. Lúc này, tầm quan trọng của làm việc nhóm lại phụ thuộc vào tính cách và tinh thần thoải mái của cả đội.
Đây là lúc mọi người bắt đầu giải quyết sự khác biệt của họ, đánh giá cao thế mạnh của đồng nghiệp, và tôn trọng thẩm quyền của bạn với tư cách là một nhà quản lý.
Bây giờ các thành viên trong nhóm của bạn hiểu nhau hơn, họ có thể giao tiếp với nhau, và họ có thể nhờ người khác giúp đỡ và cung cấp phản hồi mang tính xây dựng. Mọi người phát triển cam kết mạnh mẽ hơn cho mục tiêu nhóm, và bạn bắt đầu thấy được những tiến bộ tốt đẹp.
Khi quá trình phát triển đi vào ổn định, những khó khăn trong công việc đã được hạn chế và xung đột không còn là yếu tố gây ảnh hưởng lớn, nhóm của bạn sẽ dễ dàng phát huy tiềm năng sẵn có của từng cá nhân, và đem lại những thành công nhất định.
Trong quá trình này, với vai trò là người đứng đầu nhóm, bạn phải có những nhận xét đúng mức về tiềm năng phát triển của nhóm bạn. Những công cụ hỗ trợ, những phương pháp hiệu quả nào có thể phát huy được tác dụng thì nên ưu tiên sử dụng, từ đó sẽ phát huy được lợi ích của làm việc nhóm.
Ngoài ra, giai đoạn này bạn có thể bắt đầu phân công việc của bạn cho các thành viên trong nhóm hỗ trợ thêm, và tập trung vào việc phát triển thành viên của nhóm.
Đây là giai đoạn nhẹ nhàng nhất, vì mọi thứ đều đã được vận hành theo đúng quy trình. Trên tư cách là một trưởng nhóm, đây là giai đoạn thích hợp nhất để bạn tạo ra những hoạt động bên lề, nhằm gắn kết thành viên trong nhóm. Những buổi đi ăn, nói chuyện, những buổi team-building sẽ là cầu nối vững chắc nhất, thể hiện tầm quan trọng của làm việc nhóm ăn ý cần phải dựa vào các hoạt động như vậy.
Đây là giai đoạn cuối cùng của một dự án. Thông thường, có rất nhiều nhóm được tập hợp để phát triển một dự án trong một khoảng thời gian nhất định. Khi dự án được hoàn thành, các nhóm có thể được tái cơ cấu để đảm nhiệm công việc khác, hoặc có thể bị giải tán thông qua tái cơ cấu tổ chức.
Đây là giai đoạn bão hòa, các thành viên trong nhóm đã quen với cách làm việc của nhau trong một thời gian dài, sẽ gặp nhiều khó khăn và đặt ra nhiều câu hỏi, đặc biệt khi công việc của họ không ổn định hoặc khi muốn tiếp tục gắn bó với nhóm.
Vai trò của trưởng nhóm trong giai đoạn này là thúc đẩy các thành viên trong nhóm hoạt động và làm việc một cách nhanh chóng nhất để hoàn thành tiến độ. Và để đảm bảo cho những yếu tố cá nhân không gây ảnh hưởng nhiều, trưởng nhóm cần có sự thay đổi trong cách tiếp cận với thành viên nhóm.
Hãy lập ra danh sách để đánh giá công việc của từng người trong nhóm, điều chỉnh cách thức tiếp cận và lập kế hoạch để báo cáo tiến độ thường xuyên của từng vị trí, để có những cân nhắc về việc thưởng cho các thành viên có đóng góp cao. Ngoài ra, hãy áp dụng những phương thức quản lý thời gian, quản lý tiến độ khi làm việc nhóm để tối ưu hóa thời gian làm việc của bạn.
Nên nhớ rằng đây là thời điểm cao trào nhất, hãy tạo cho nhóm một cảm giác thoải mái làm việc, tạo nên hệ thống cho phép trao đổi những quan điểm cá nhân và ghi nhận những đóng góp của từng thành viên.
Những lợi ích của làm việc nhóm mang lại cho doanh nghiệp là rất to lớn. Vì thế, có rất nhiều doanh nghiệp đã mạnh dạn áp dụng mô hình làm việc nhóm để tối ưu hóa lợi ích từ công việc, cũng như dễ quản lý nhân sự hơn. Vậy ưu điểm nổi bật nhất của làm việc nhóm là gì?
Lợi ích của việc làm nhóm mang lại đó chính là hiệu quả công việc cao hơn so với làm việc theo mô hình thường. Làm việc nhóm giúp tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức hơn, do các thành viên có thể tận dụng được thế mạnh trong lĩnh vực của mình, và nhận được nhiều hỗ trợ từ những thành viên khác với thế mạnh khác nhau.
Hiệu quả mang lại khi chúng ta kết hợp lại với nhau theo một nhóm là rất to lớn, vì khi mọi thành viên cùng đóng góp quan điểm mang tính xây dựng, sẽ giúp công việc thuận lợi và dễ dàng hơn nhiều. Chính vì vậy mà chúng ta cần có cách làm việc nhóm hiệu quả, tập trung các điểm mạnh của mọi người và bổ sung hỗ trợ những thiếu sót của nhau để hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Đây chính là lợi ích đầu tiên khi làm việc nhóm.
Khi làm việc nhóm, các thành viên cần phải giao tiếp với nhau trong nhóm để trao đổi công việc, đề xuất những ý kiến hay và đưa ra những thông tin quan trọng giúp dự án thay đổi theo chiều hướng tốt hơn. Dựa vào yếu tố này, ta sẽ tìm được cách làm việc nhóm hiệu quả nhất.
Những ý tưởng mới lạ thường sẽ được ưu tiên và ứng dụng. Bên cạnh đó, các thành viên trong nhóm thường xuyên tổ chức những buổi họp để cùng nhau trao đổi và đưa ra ý kiến cá nhân để các thành viên xem xét và đóng góp ý kiến, mang lại những lợi ích của làm việc nhóm.
Đây là cơ hội tuyệt vời để các thành viên rèn luyện kỹ năng giao tiếp, giúp bạn có cơ hội được giao tiếp với đồng nghiệp, rèn kỹ năng giao tiếp trước đám đông, giúp bạn đưa ra được những ý kiến phản biện khi các thành viên trong nhóm đưa ra ý kiến. Với những buổi thảo luận như vậy, kỹ năng giao tiếp của bạn sẽ được rèn luyện.
Một điểm sáng mà ta nên nói đến trong quá trình làm việc nhóm, chính là khả năng tạo sự đoàn kết trong doanh nghiệp. Khi làm việc nhóm là chúng ta cùng chung sức để hoàn thành một mục tiêu chung, vì thế với sự kết hợp của nhiều thành viên với nhau sẽ giúp cho việc tìm ra ý tưởng mới lạ độc đáo, thú vị và khác biệt trở nên khả thi. Đây là sức mạnh của sự đoàn kết mà không phải doanh nghiệp nào cũng có. Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả năng sáng tạo của từng thành viên.
Là thành viên của một nhóm, mỗi cá nhân phải đưa ra những quyết định và hướng giải quyết công việc, mà sẽ được cả nhóm cùng thảo luận và xem xét để đi đến những lựa chọn và quyết định cuối cùng.
Việc làm này sẽ giúp các thành viên, đặc biệt là trưởng nhóm, hạn chế hết mức những quyết định sai lầm không đáng có, tạo điều kiện cho sự phát triển thành công. Đây là điểm khác biệt lớn nhất giữa việc làm đơn lẻ và làm việc nhóm: với ý kiến đóng góp của nhiều thành viên khác nhau, bạn sẽ nhận ra được đâu là quyết định thích hợp nhất.
Lợi ích của làm việc nhóm chính là bạn sẽ không quá lo lắng với những quyết định cá nhân của mình, vì đã có nhóm của bạn soát lại tính khả thi và đưa ra ý kiến cho bạn, bởi vì ý tưởng đã được đánh giá qua nhiều người.
Trong quá trình làm việc nhóm, các thành viên sẽ phải thực hiện theo quy định chung mà nhóm đặt ra. Các thành viên có thể đưa ra ý kiến, nhưng không được tự ý hành động theo quan điểm của bản thân. Những người làm việc nhóm sẽ học được tính kỷ luật tốt hơn những người làm việc đơn lẻ.
Khi một dự án có sự tham gia của nhiều người, có nghĩa là dự án phải được thực hiện một cách có tổ chức và kỷ luật đến từng thành viên trong nhóm. Trải qua quá trình làm việc chung như vậy sẽ giúp các thành viên trong nhóm có nhiều cơ hội hiểu nhau hơn, tuân thủ những nội quy do nhóm đề ra. Khi một nhóm đã có kỷ luật rõ ràng thì quá trình làm việc của nhóm sẽ vào nề nếp, công việc cứ vậy mà hoạt động.
Trong quá trình làm việc nhóm, rất nhiều yếu tố có thể tác động đến sự thành/bại của một dự án đang triển khai. Đặc biệt, tác nhân con người có sự ảnh hưởng lớn nhất. Phải tìm ra đâu là nguyên nhân khiến quá trình làm việc nhóm trở nên kém hiệu quả.
Một trong những điểm gây hại nhất đối với các thành viên trong nhóm, chính là tính do dự và thiếu dứt khoát khi làm việc. Là một trưởng nhóm, bạn sẽ cần phải cân nhắc và dứt khoát khi phân công công việc cụ thể, tránh gây ra sự hiểu nhầm hoặc chồng chéo trong công việc.
Việc không rõ ràng ngay từ đầu dễ khiến cho các thành viên nghĩ đó là việc của người khác chứ không phải của mình. Ngược lại, nếu phải đứng ra làm thì lại sẵn sàng có đủ lý do để biện minh cho những hạn chế của mình, và khi gặp thất bại thì luôn tìm mọi lý lẽ để đổ trách nhiệm cho người khác, hay từ chối không dám nhận trách nhiệm về mình.
Việc tổ chức hoạt động nhóm là một kỹ năng cần thiết để chúng ta phát triển bản thân, và để góp phần vào sự phát triển chung cho tập thể mà chúng ta đang hoạt động trong đó. Đây là yếu tố then chốt đem đến thành công cho cả dự án.
Đây là vấn đề nan giải nhất, vì nhân viên thụ động, không tiếp thu và không làm việc sẽ làm chậm quá trình hoạt động của cả nhóm.
Mỗi cá nhân trong một nhóm đóng vai trò như một mắt xích quan trọng. Nếu mắt xích này có vấn đề, sẽ làm guồng quay công việc bị trì trệ, gây ảnh hưởng đến kết quả chung.
Chúng ta thường thích làm vừa lòng người khác bằng cách luôn luôn tỏ ra đồng ý khi người khác đưa ra ý kiến trong khi thực sự là mình không đồng ý hoặc chẳng hiểu gì cả. Điều đó sẽ làm cho cả nhóm gặp nhiều bất đồng, thậm chí là nhầm lẫn trong công việc.
Một trong số những đối tượng “nguy hiểm” tồn tại trong nhóm, chính là những cá nhân không làm việc nhưng lại muốn nhận được thành quả. Đây là nhóm đối tượng nguy hiểm, và không nên để các cá nhân này tiếp tục hoạt động trong nhóm.
Mục tiêu chung chính là kim chỉ nam cho các nhóm hoạt động và tồn tại. Với những thành viên chiếm vị trí quan trọng trong doanh nghiệp, thì mục tiêu chung cần được ưu tiên hơn mục tiêu cá nhân. Thiếu mục tiêu dẫn dắt nhóm bạn sẽ khiến tầm quan trọng của làm việc nhóm bị giảm sút.
Thế nhưng, trong một nhóm luôn xuất hiện những cá nhân không có quan điểm hướng đến mục tiêu chung, mà thuần dựa vào mục tiêu cá nhân để làm việc. Những cá nhân như vậy rất dễ tạo nên ảnh hưởng tiêu cực tới cả nhóm, dễ khiến nhiều thành viên khác đánh mất mục tiêu chung và nhanh chóng đánh mất lợi thế cạnh tranh của mình.
Các thành viên còn lại nếu không giữ vững lập trường, sẽ rất dễ chuyển sang tập trung vào sự nghiệp riêng, và tiến độ công việc cuối cùng cũng bị chậm trễ. Điều này dễ dẫn đến những thành viên tâm huyết và có nhiều cống hiến cũng sẽ bỏ đi, vì lý do nhóm không còn mục tiêu phát triển chung, và thế là họ sẽ rời đi để gia nhập những đội tốt hơn.
Khi mọi người cùng theo đuổi một mục tiêu chung, từng thành viên sẽ sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau để cùng hoàn thành trách nhiệm của mình. Trưởng nhóm phải có trách nhiệm dẫn dắt và thúc đẩy tinh thần, hướng về mục tiêu chung và kết quả đạt được để các thành viên có thể theo đuổi lâu dài.
Về bản chất, làm việc nhóm là tập hợp của rất nhiều thành viên khác nhau cả về trình độ, kiến thức, đức tính, kỹ năng, quan điểm sống… lại với nhau để hoàn thành một mục tiêu chung. Nhưng chúng ta không thể đòi hỏi những con người vốn đã khác biệt nhau phải làm giống theo cách của mình. Kỹ năng quan trọng nhất của một người đứng đầu nhóm là luôn phải tập trung vào mục tiêu duy nhất để hoàn thành nó một cách tốt đẹp nhất.
Với mỗi thành viên, bạn chỉ nên giao nhiệm vụ cho từng cá nhân, và cung cấp cho họ những công cụ cần thiết để hoàn thành mục tiêu của mình. Đừng suy nghĩ quá nhiều về phương pháp người ấy thực hiện, và đừng đặt câu hỏi vì sao họ lại không làm giống mình. Từ đó, lợi ích của làm việc nhóm sẽ được phát huy hiệu quả.
Trong quá trình thực hiện công việc, những công cụ làm việc nhóm hiệu quả đóng vai trò vô cùng tích cực trong việc hỗ trợ những thành viên trong nhóm. Có thể kể đến những ứng dụng làm việc offline hữu hiệu như Excel, Word. Ngoài ra, bạn cũng cần cân nhắc sử dụng những phần mềm, ứng dụng online bên ngoài để bổ trợ cho công việc của mình.
Hãy mạnh dạn áp dụng các phần mềm đánh giá tiến độ công việc nhằm tối ưu hóa khả năng quản lý công việc của bạn.
Một số phần mềm hữu hiệu hiện đang được áp dụng vào quá trình quản lý công việc có thể kể đến như: myXteam, Base, 1office…
Kỹ năng làm việc nhóm là lợi thế cạnh tranh hàng đầu, nhưng đa số các tổ chức đều gặp phải những điểm chết khiến đội nhóm không thể vận hành hiệu quả. Đó là lý do myXteam cung cấp đến với các doanh nghiệp bộ phần mềm quản lý nhân sự vô cùng hiệu quả.
Với myXteam, chỉ những thao tác chuột đơn giản, mọi thông tin và mệnh lệnh đều có thể truyền đi bất kể bạn đang ở đâu và vào thời điểm nào qua các phần mềm quản lý thông minh này.
Ngoài ra, phần mềm từ myXteam còn hỗ trợ tính năng thường xuyên nhắc nhở lịch làm việc, kế hoạch cụ thể đến từng nhân viên. Từ đó tạo cho họ tính chủ động giải quyết, hoàn thành mọi việc một cách khoa học.
Nếu còn chưa biết đến myXteam, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận những tư vấn chi tiết nhất nhé. Chúc các bạn luôn thành công trong mọi công việc!
Chủ đề: Bài viết thuộc chuyên mục Làm việc từ xa — xem hướng dẫn tổng quan & các bài liên quan.
Làm việc trong một múi giờ đôi khi còn khó khăn, huống chi là khác múi giờ nhau. Việc duy trì tiến độ công việc trong làm việc nhóm là bài toán khó đối với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, trụ sở ở các nước.
“Bạn cảm thấy thế nào khi làm việc cho một công ty có trụ sở tại Ấn Độ?”
Đó là câu hỏi bất ngờ khi phỏng vấn một startup mở văn phòng đầu tiên tại Mỹ. Mặc dù tôi biết công ty có trụ sở chính ở Mumbai, nhưng tôi đã không nghĩ rằng tôi sẽ làm việc với các nhân viên ở đó. Trước đại dịch, làm việc theo nhóm rải rác trên khắp thế giới vẫn là một điều hiếm thấy. Làm thế nào để tôi xoay sở để làm việc trên các múi giờ, nền văn hóa và văn phòng khác nhau?
May mắn cho tôi, tôi có một đội được trang bị tốt cho thử thách và đã dạy tôi rất nhiều trong suốt chặng đường. Dưới đây là một số bài học tôi học được khi làm việc với một nhóm phân tán cách nhau 9,5 giờ.
Phân tán, phân bố, từ xa — các thuật ngữ này áp dụng cho các nhóm gồm hai hoặc nhiều người làm việc ở các khu vực khác nhau, cho dù họ cách xa nhau năm dặm hay hai lục địa.
Có những ưu và nhược điểm đối với lực lượng lao động được phân bố. Ưu điểm: nhóm của bạn bao phủ được nhiều giờ kinh doanh hơn. Các đồng đội của tôi sẽ bắt đầu ngày của họ lúc 11 giờ sáng Giờ chuẩn Ấn Độ (IST) cho đến 9 giờ tối IST — tức 5:30 sáng đến 3 giờ 30 chiều Giờ chuẩn Greenwich (GMT). Nhóm Hoa Kỳ của chúng tôi làm việc từ 9 giờ sáng theo giờ ET đến 5 giờ chiều theo giờ ET – tức 1 giờ chiều đến 9 giờ tối theo giờ GMT.
Điều đó có nghĩa là công ty của chúng tôi đã “thức” từ 5:30 sáng đến 9:00 tối giờ GMT, tổng cộng là 15 giờ trong ngày làm việc của chúng tôi. Điều này dẫn đến mức độ phủ sóng tốt hơn trong dịch vụ khách hàng, bán hàng, kỹ thuật và thậm chí là tiếp thị.
Tuy nhiên, nhược điểm là chúng tôi phải điều chỉnh giao tiếp của mình dựa trên thời gian trong ngày. Không đời nào tôi muốn gửi một email khẩn cấp cho đồng nghiệp khi bây giờ là 1:30 sáng ở Ấn Độ!
Khi nhóm của bạn làm việc ở các múi giờ khác nhau, bạn cần sử dụng đúng hệ thống phục vụ cho sự chênh lệch múi giờ. Nhóm của bạn sẽ phải học cách lùi lại cuộc trò chuyện tức thì và dựa vào các hình thức giao tiếp không đồng bộ chậm hơn. Tìm kiếm các quy trình phù hợp sẽ giúp giảm bớt khó khăn về thời gian, giao tiếp và tổ chức.
Điều đầu tiên bạn cần làm là trở thành một chuyên gia về múi giờ — hoặc tìm một công cụ thực hiện điều đó cho bạn. Mọi người trong nhóm của chúng tôi đã sử dụng một tiện ích trên trình duyệt để theo dõi thời gian trên khắp thế giới. Điều này đã giúp ngăn chặn những cuộc gọi khẩn cấp lúc 1:30 sáng và khuyến khích chúng tôi quản lý thời gian của mình trong những khung giờ trùng nhau. Nó thậm chí còn tự điều chỉnh theo Giờ tiết kiệm ánh sáng ban ngày — điều mà Ấn Độ không áp dụng!
Chúng tôi đặt ra tiêu chuẩn rằng các cuộc họp quan trọng sẽ chỉ diễn ra vào đầu ngày ở Mỹ / cuối ngày ở Ấn Độ. Điều này có nghĩa là không ai bỏ sót bất kỳ chi tiết ưu tiên cao nào và không có gì thay đổi khi bất kỳ ai “tắt máy”.
Khi bạn nắm rõ múi giờ trước mặt, việc quản lý các cuộc họp trở nên dễ dàng. Chia sẻ lịch email của chúng tôi và biết được sự sẵn sàng của mọi người đã giúp chúng tôi lập kế hoạch liền mạch cho các cuộc họp và các buổi 1:1.
Nhưng chúng tôi tập trung vào giao tiếp không đồng bộ hơn là ưu tiên các phản hồi ngay lập tức. Nói một cách đơn giản, giao tiếp không đồng bộ là một cuộc trò chuyện mà không phải tất cả mọi người đều tham gia cùng một lúc. Ví dụ, email là một giao tiếp không đồng bộ: không mong đợi một phản hồi ngay lập tức và mọi người có thể liên lạc vào thời gian của riêng họ.
Để giải quyết bất kỳ vấn đề nội bộ nào, chúng tôi đã sử dụng các công cụ như 15Five để phân phối nhịp cập nhật hàng tuần cho người quản lý của chúng tôi, dẫn đến định hướng cho các buổi 1:1.
Khi bạn không có tùy chọn giao tiếp tức thì, bạn phải sáng tạo. Chúng tôi đã sử dụng vô số công cụ quản lý dự án để giữ cho tất cả các thời hạn và nhiệm vụ của mình đi đúng hướng:
myXteam là một trong những công cụ chúng tôi dùng để quản lý dự án trong nhóm tiếp thị nội dung. Lịch biên tập của chúng tôi ở chế độ xem Lịch và mọi người có thể chỉ định người khác viết, chỉnh sửa và xuất bản blog khi họ vào. Sau đó, chúng tôi sử dụng tích hợp Slack ở myXteam để thông báo cho nhóm thiết kế đồ họa của mình khi cần hình ảnh blog, ngay trong kênh Slack được chia sẻ của chúng tôi.
Figma đã giúp chúng tôi hỗ trợ thiết kế đồ họa và web trên các khu vực địa lý của mình khi chúng tôi xây dựng các trang đích và các yếu tố thiết kế mới. Chúng tôi có thể cung cấp phản hồi thông qua nhận xét và chú thích, chia sẻ thiết kế với các bên liên quan bên ngoài và xem thiết kế của mình ở các định dạng khác nhau. Quan trọng hơn, chúng tôi có thể tránh được những cuộc họp phê bình thiết kế đáng sợ kéo dài hàng giờ đồng hồ.
Chúng tôi là những người ủng hộ lớn cho Loom để mang đến nhiều công cụ hỗ trợ trực quan hơn cho giao tiếp không đồng bộ của mình. Công cụ video này cho phép ghi đồng thời máy ảnh và màn hình, chúng tôi đã sử dụng để cung cấp hướng dẫn, xem qua các báo cáo và khắc phục lỗi. Đối với những người học và giao tiếp bằng hình ảnh như người viết bài này, Loom là một món quà trời cho và đã giúp chúng tôi vượt qua những trở ngại trong giao tiếp.
Mẹo chuyên nghiệp: tích hợp Loom cho phép người dùng truyền màn hình và xem video trực tiếp trong myXteam mà không cần phải chuyển đổi tab hoặc cửa sổ. Điều này hoàn hảo khi chúng tôi cần cung cấp cập nhật trạng thái nhanh chóng ở giữa một dự án hoặc chia sẻ cách thực hiện.
Và đó chỉ mới chạm đến bề mặt của những công cụ hữu ích mà chúng tôi đã sử dụng. Nhóm của chúng tôi đã tìm thấy các ứng dụng thú vị như Kahoot và Psych! cho giờ giao lưu. Chúng tôi đã sử dụng TriNet để quản lý quy trình làm việc nhân sự của mình. Và chúng tôi đã cùng nhau quản lý việc phân bổ dịch vụ khách hàng bằng Hubspot và Zendesk.
Tất nhiên, quản lý khoảng cách không chỉ là quản lý dự án. Đồng đội cũng cần phải hình thành mối quan hệ và kết nối! Và khi bạn làm việc giữa các nền văn hóa, điều đó đòi hỏi phải khéo léo hơn. Đội ngũ nhân sự và lãnh đạo của chúng tôi đã ưu tiên việc hòa mình vào văn hóa để giúp chúng tôi tìm thấy điểm chung. Ví dụ, nhóm của chúng tôi ở Ấn Độ đã gửi cho chúng tôi những món quà Diwali và hướng dẫn chúng tôi về những truyền thống mà nếu không chúng tôi sẽ không biết. Và nhóm Hoa Kỳ của chúng tôi đã gửi những món quà Secret Santa để lôi kéo nhóm Ấn Độ tham gia cuộc vui.
Ngoài những ngày nghỉ lễ, chúng tôi đã nhấn mạnh đến các kênh trò chuyện thân mật trong Slack để giúp mọi người trò chuyện. Kênh âm nhạc của chúng tôi khám phá heavy metal, techno, Bollywood và rock cổ điển. Kênh thú cưng của chúng tôi giới thiệu mèo, chó và rắn từ khắp nơi trên thế giới. Và kênh ngẫu nhiên của chúng tôi bao gồm các sự kiện thú vị, câu đố, tin tức và lời than phiền. Chúng tôi luôn kết nối với tư cách là đồng nghiệp và con người, điều này khiến chúng tôi làm việc tốt hơn cùng nhau.
Trong vòng chưa đầy một năm làm việc trên khắp các châu lục, nơi làm việc của tôi đã chế tạo được một cỗ máy vận hành trơn tru cho tất cả các nhóm của chúng tôi. Điều thú vị là việc có tất cả các hệ thống này có nghĩa là khi đại dịch xảy ra, chúng tôi đã chuẩn bị sẵn sàng hơn cả. Chúng tôi biết cách giao tiếp không đồng bộ, chúng tôi là chuyên gia Zoom và kỹ năng quản lý dự án của chúng tôi là hàng đầu.
Các công cụ như myXteam cho phép chúng tôi xây dựng một không gian làm việc chung, nơi tất cả chúng tôi có thể giao tiếp trong thời gian của riêng mình, từ chính ngôi nhà của mình. Trên thực tế, nó thậm chí còn khiến công việc trở nên vui vẻ và trôi chảy hơn. Tôi sẵn sàng nói rằng tôi sẽ luôn sẵn lòng làm việc với một nhóm quốc tế và sẽ không bao giờ mất cảnh giác trước câu hỏi về việc làm việc trên toàn cầu một lần nữa.
Chủ đề: Bài viết thuộc chuyên mục Làm việc từ xa — xem hướng dẫn tổng quan & các bài liên quan.
Gần đây bạn có bắt đầu làm việc tại nhà không? Có phải sự phấn khích của bạn nhanh chóng chuyển sang mất tinh thần khi bạn chứng kiến cảnh bát đĩa bẩn, trẻ khóc và sự hỗn loạn nói chung xâm chiếm không gian làm việc của bạn không? Văn phòng của bạn có thực sự chỉ là một chiếc máy tính xách tay trên bàn – hay tệ hơn, một chiếc ghế dài?
Đừng bao giờ sợ hãi! Bạn không đơn độc và luôn có sự trợ giúp sẵn sàng. Công việc từ xa chưa bao giờ phù hợp hơn và mặc dù môi trường của bạn chắc chắn là nơi định hình cách bạn làm việc, nhưng tin tốt là bạn có thể làm rất nhiều điều để đảm bảo rằng nó sẽ giúp bạn làm việc tốt.
Ngay cả khi bạn có không gian, thời gian hoặc tài nguyên hạn chế, bạn vẫn có thể tạo một không gian làm việc trông tuyệt vời, cảm thấy tuyệt vời và giúp bạn tạo ra tác phẩm tốt nhất của mình. Hãy tiếp tục đọc để biết một số mẹo dựa trên bằng chứng về cách đạt được điều đó.
Bạn có biết rằng làm việc trong không gian của riêng bạn thực sự có thể mang lại lợi ích cho năng suất của bạn không? Nghiên cứu đã chỉ ra rằng cảm giác cá nhân hóa trong không gian làm việc của bạn có thể tác động tích cực đến hạnh phúc và sự hài lòng trong công việc, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
Nhưng hãy cẩn thận – chỉ vì không gian làm việc nằm bên trong nhà của bạn không tự động làm cho nó được cá nhân hóa. Để áp dụng mẹo này, hãy có ý định sắp đặt và trang trí văn phòng tại nhà của bạn. Nếu bạn bị kẹt trong một góc của phòng khách hoặc bị bao quanh bởi bài vở của con bạn, không gian của bạn sẽ không giống như của bạn.
Chỉ định một (hoặc hai) khu vực trong nhà của bạn để làm việc và bố trí chúng theo cách đầy cảm hứng. Điều này không cần phải quá phức tạp – hãy nghĩ đến những bức ảnh gia đình, bảng thị giác hoặc bản in của một nghệ sĩ bạn yêu thích trên tường. Để tiến thêm một bước nữa, hãy chọn những đồ vật mà bạn sẽ thích ngắm nhìn hàng ngày, ngay cả những đồ vật có chức năng. Điều này có thể bao gồm một chiếc đèn đẹp, một bình hoa bạn giữ đầy những bông hoa yêu thích của bạn hoặc một bộ đồ dùng văn phòng đầy màu sắc.
Một trong những thách thức lớn của công việc từ xa là sự tách biệt giữa công việc và cuộc sống. Để duy trì sự tỉnh táo, bạn cần có ranh giới rõ ràng về địa điểm và thời gian công việc diễn ra. Nếu không, bạn có nguy cơ rơi vào trạng thái khó hiểu và đau khổ, nơi bạn không bao giờ có mặt đầy đủ tại nơi làm việc, nhưng cũng không bao giờ hết giờ – thực sự là điều tồi tệ nhất trong cả hai thế giới!
Để làm việc hiệu quả ở nhà, bạn phải giảm thiểu sự phân tâm. Bạn nên ưu tiên điều này ngay cả khi cảm thấy khó khăn: nghiên cứu rất rõ ràng rằng quyền riêng tư và công việc không bị phân tâm là yếu tố quan trọng đối với năng suất và tránh kiệt sức.
Ngay cả khi bạn đang làm việc với tài nguyên hạn chế, bạn vẫn có thể tạo ra không gian của riêng mình. Nếu bạn không thể điều khiển toàn bộ căn phòng, hãy định hướng bàn và ghế của bạn theo cách thúc đẩy sự tách biệt và lưu ý những nguồn có khả năng gây mất tập trung trong nhà của bạn.
Nếu bạn thực sự eo hẹp về không gian, bạn sẽ cần phải sáng tạo hơn một chút. Hãy thử suy nghĩ về thời gian – bạn có thể xem xét những giờ nào khi bạn có nhiều khả năng có được sự bình yên và yên tĩnh nhất? Mẹo cá nhân hóa từ phần trên cũng có ích ở đây. Trong một nghiên cứu, những nhân viên làm việc trong không gian làm việc ít riêng tư đã báo cáo mức độ kiệt sức về cảm xúc cao nhất – nhưng chỉ khi những không gian đó là chung chung và không cá nhân.
Bây giờ đến phần thú vị! Bằng cách sáng tạo với không gian của mình, bạn có thể tối đa hóa hạnh phúc và năng suất. Ảnh hưởng của môi trường làm việc đối với sức khỏe tinh thần và chất lượng công việc đã được ghi nhận đầy đủ, nhưng nhiều nhà tuyển dụng chỉ mới bắt đầu coi trọng những lợi ích của việc thiết kế văn phòng tốt. Khi bạn làm việc tại nhà, bạn có thể tự giải quyết các vấn đề!
Ánh sáng là vấn đề quan trọng. Nếu bạn đã từng bị mắc kẹt trong một văn phòng không có cửa sổ, chỉ có ánh sáng huỳnh quang, thì bạn đã học được điều đó một cách khó khăn. Bằng trực giác, bạn có thể đã biết ánh sáng tự nhiên cảm thấy tốt hơn như thế nào khi làm việc, nhưng khoa học cũng hỗ trợ bạn. Một nghiên cứu cho thấy rằng ánh sáng tự nhiên làm giảm căng thẳng mắt 51%, buồn ngủ 56% và đau đầu 63% – tất cả những tiền đề quan trọng để bạn cảm thấy tốt nhất và làm việc tốt nhất của mình.
Ánh sáng tự nhiên trong nhà của bạn sẽ khác nhau, nhưng trừ khi bạn đang làm việc từ một hầm ngục dưới lòng đất, bạn nên tiếp cận với một số loại ánh sáng tự nhiên. Ngay cả khi bạn phải sắp xếp lại đồ đạc để làm việc gần cửa sổ, thì cảm giác hạnh phúc và khỏe mạnh ở nơi bạn dành nhiều thời gian là điều đáng làm. Và nếu bạn đủ may mắn để có một sân trong hoặc không gian ngoài trời khác, hãy thử làm việc ở đó khi thời tiết cho phép để tăng cảm hứng và năng suất!
Bằng cách sử dụng một số thủ thuật tâm lý, bạn có thể điều chỉnh môi trường của mình cho phù hợp với năng suất, và thậm chí tùy chỉnh nó cho phù hợp với loại công việc bạn làm! Ví dụ, đồ nội thất tròn trịa đã được chứng minh là gợi lên cảm giác thư thái và bình tĩnh khi so sánh với những đồ vật có cạnh và góc sắc nhọn – vì vậy, bạn có thể muốn suy nghĩ lại về những chiếc ghế văn phòng siêu hiện đại, thời thượng đó!
Điều thú vị là chiều cao trần nhà cũng là một cách khác để hỗ trợ một số loại công việc nhất định. Trần cao có xu hướng thúc đẩy tư duy sáng tạo, tự do liên tưởng, trong khi trần thấp hơn có thể giúp thực hiện các quy trình phân tích, định lượng. Ở cấp độ thực tế, điều này có thể giống như đi đến một ngóc ngách làm việc được chỉ định khi bạn cần xử lý một số con số, chẳng hạn như bên dưới giường gác xép – hoặc đến một quán cà phê thoáng mát và được thiết kế tốt khi đến lúc sáng tạo.
Cho dù đó là cây trồng trong nhà hay một góc nhìn đẹp, mang thiên nhiên vào cuộc sống hàng ngày của bạn là một cách hiệu quả để giải tỏa căng thẳng và tăng năng suất. Trong một nghiên cứu của Đại học Bang Washington, những người tham gia trồng cây trong không gian làm việc của họ có chỉ số huyết áp thấp hơn và thời gian phản ứng nhanh hơn 12%.
Đưa thực vật vào bên trong là điều không cần phải bàn cãi – và mặc dù bạn có thể không làm được gì nhiều để cải thiện tầm nhìn ra ngoài cửa sổ, nhưng thậm chí còn có nhiều cách dễ dàng hơn để tiếp cận sức mạnh của thiên nhiên. Hãy thử treo những hình ảnh phong cảnh đẹp trong văn phòng tại nhà của bạn, hoặc thậm chí đặt chúng làm hình nền cho máy tính của bạn. Nó không hoàn toàn giống với việc đi dạo trong rừng, nhưng có nghiên cứu cho thấy rằng việc ngắm nhìn những hình ảnh về thiên nhiên có tác dụng thư giãn và tràn đầy cảm hứng.
Liên kết với những gì chúng ta đã tìm thấy về chiều cao trần nhà, màu sắc xung quanh bạn cũng có thể ảnh hưởng đến cách bạn suy nghĩ. Nghiên cứu gần đây cho thấy các sắc thái khác nhau có thể hỗ trợ các loại công việc khác nhau, phát hiện ra rằng màu đỏ giúp tăng cường các công việc tỉ mỉ, chi tiết, trong khi màu xanh lam hỗ trợ khả năng sáng tạo của bạn.
Những phát hiện này có thể giúp bạn khi quyết định cách cá nhân hóa không gian của mình. Nếu bạn bị giằng xé giữa bức tranh bãi biển hoặc cánh đồng hoa anh túc, có lẽ bạn nên để bản mô tả công việc hướng dẫn bạn.
Cũng có thể có những khu vực trong nhà của bạn đã bị chi phối bởi một màu nhất định. Tại sao không trang trí văn phòng tại nhà của bạn với những đồ đạc màu đỏ để phân tích dữ liệu và soạn báo cáo, nhưng khi bạn cần viết, hãy đến bàn làm việc trên gác xép màu xanh lam thanh bình của bạn?
Mặc dù một không gian làm việc lộn xộn không bao giờ là tốt, nhưng những người khác nhau lại được hưởng lợi từ các phong cách tổ chức khác nhau. Tùy thuộc vào công việc và phong cách làm việc của bạn, bạn có thể thích một không gian làm việc siêu tổ chức hoặc một không gian làm việc linh hoạt hơn mà không lộn xộn. Đặc biệt, một số người được hưởng lợi từ một yếu tố lộn xộn được kiểm soát trong không gian làm việc của họ.
Nếu bạn không chắc mình đang ở đầu nào của phổ này, hãy kiểm tra! Bạn có cảm thấy tràn đầy cảm hứng hơn khi được bao quanh bởi các khía cạnh vật lý của các dự án khác nhau mà bạn đang thực hiện (những đống giấy và có thể là một vài mẩu giấy ghi chú) hay bạn cảm thấy hạnh phúc nhất với một bàn làm việc sạch sẽ? Bạn cần một hệ thống tổ chức ổn định, chặt chẽ hay bạn chỉ thích đi theo dòng chảy?
Dù bạn chọn loại hình tổ chức nào thì việc duy trì sự nhất quán là tất cả. Vượt qua sự lộn xộn bằng cách có chỗ cho tất cả các đồ vật thường dùng của bạn, chẳng hạn như hộp đựng dây cáp và lọ để đựng bút rời. Cũng nên cảnh giác với các hệ thống quá phức tạp, vì chúng có thể mất nhiều thời gian để bảo trì hơn giá trị của chúng. Thông thường, các giải pháp đơn giản như hệ thống hồ sơ hai khay là tất cả những gì bạn cần.
Mặc dù điều này nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng những người khỏe mạnh thì làm việc tốt hơn. Cho dù bạn đang ở nhà hay trong văn phòng, môi trường của bạn có ảnh hưởng rất lớn đến sức khỏe, hạnh phúc và năng suất chung của bạn.
Hãy bắt đầu với những điều cơ bản – không khí và nước. Nếu luồng không khí trong căn hộ của bạn không lý tưởng, hãy mở cửa sổ để luôn tỉnh táo và tràn đầy năng lượng. Trước khi tiếp cận với tách cà phê thứ ba khi bạn bắt đầu cảm thấy mệt mỏi, hãy để một bình nước hoặc một ấm trà thảo mộc ngay trên bàn làm việc để bạn có thể đủ nước mà không làm mất tập trung. Bằng cách dễ dàng cung cấp cho cơ thể những gì nó cần, bạn sẽ luôn tập trung, tiếp thêm sinh lực và minh mẫn.
Nếu chiếc ghế văn phòng khó chịu đó đang làm khổ bạn, đã đến lúc thay đổi mọi thứ. Bạn không thể đạt được hiệu quả cao nhất nếu liên tục di chuyển xung quanh, cố gắng thả lỏng cánh tay và vai đang căng cứng của mình. Bàn và ghế của bạn phải đủ thoải mái để bạn thậm chí không nghĩ đến chúng, thay vì cản trở sự tập trung của bạn.
Để tránh ngồi quá lâu, hãy xem xét một bàn làm việc đứng, hoặc thậm chí chỉ làm việc tại quầy bếp của bạn trong nửa giờ thỉnh thoảng. Bạn có thể sử dụng hộp hoặc chồng sách để giữ máy tính của mình ở độ cao thoải mái, cùng với bàn phím riêng nếu cảm thấy tốt nhất cho cổ và cổ tay của bạn. Hãy nhớ rằng không gian thoải mái là không gian lành mạnh và điều đó có nghĩa là năng suất cao hơn.
Làm việc tại nhà có thể là một sự điều chỉnh lớn và hiện tại, nhiều người lao động đang trải qua điều đó hơn bao giờ hết. Mặc dù công việc từ xa có những thách thức nhưng nó có khả năng rất tích cực đối với sự hài lòng và năng suất công việc của bạn nếu được tiếp cận đúng cách. Thêm vào đó, hãy thực tế – làm việc trong văn phòng không phải lúc nào cũng lý tưởng!
Bất kể bạn phải làm việc với bao nhiêu thời gian, không gian và tiền bạc, những mẹo này sẽ giúp bạn tạo ra một không gian làm việc đem lại cảm giác vui vẻ, tràn đầy năng lượng và hiệu quả. Bởi vì bạn xứng đáng được cảm thấy tuyệt vời ở bất cứ đâu bạn đang làm việc!
Chủ đề: Bài viết thuộc chuyên mục Làm việc từ xa — xem hướng dẫn tổng quan & các bài liên quan.
Thiết lập văn hoá làm việc từ xa – Sau khi trải qua nhiều khủng hoảng về dịch bệnh và môi trường làm việc, văn phòng truyền thống dường như đang bị chiếm sân bởi phương pháp Làm việc từ xa – Remote Working. Với những ưu điểm hiện có, làm việc từ xa được dự đoán sẽ tiếp tục thế chân văn phòng truyền thống trong tương lai gần.
Tuy nhiên, trước khi bước chân vào thế giới văn phòng ảo hay làm việc từ xa, doanh nghiệp cần trang bị cho mình một số kiến thức để kết nối tập thể và truyền cảm hứng để không bỏ rơi một nhân viên nào ở phía sau. Vì vậy 7 bước xây dựng văn hoá làm việc từ xa sẽ hỗ trợ doanh nghiệp bạn ngay sau đây.
Tương đồng với văn hoá làm việc tại văn phòng truyền thống, văn hoá làm việc từ xa cũng là các giá trị để kết nối những người cùng tập thể. Nhưng trong làm việc từ xa, văn hoá được tạo lập không đơn thuần là điểm chung của tập thể, mà còn phải kết nối tất cả mọi người đủ mạnh để họ nhận ra mình không bị bỏ rơi.
Cảm giác kết nối này tồn tại khi mọi người không gặp nhau thường xuyên. Văn hóa làm việc từ xa phải mạnh mẽ đến mức mang lại cho mọi người cảm giác thân thuộc không thể lay chuyển.
Chính sự ngăn cách về địa lý đã khiến văn hoá làm việc từ xa trở nên quan trọng bậc nhất, chúng ta không thể cùng chia sẻ trực tiếp, không thể cùng nhau tham gia các hoạt động và quan trọng hơn, chúng ta không thực sự hiểu được đối phương đang gặp khó khăn gì. Cho nên, văn hoá làm việc từ xa sẽ hỗ trợ đội nhóm bạn qua các hoạt động sau đây:
Theo một số khảo sát, “sự cô đơn” luôn là nguyên nhân chính dẫn đến việc chán nản và tạo tiền đề nghỉ việc khi làm từ xa. Chính vì vậy, văn hoá làm việc từ xa sẽ giúp gắn kết người lao động, tạo ra cảm giác thân thiết và cũng dẫn đến các hành động thực tế để chống lại sự cô đơn – chẳng hạn như check-in.
Các công ty xây dựng văn hóa để chịu được những thách thức vốn có đối với quá trình làm việc từ xa sẽ vượt qua được những khó khăn ngày càng tăng của việc thay đổi mô hình làm việc, duy trì năng suất khi tình hình thay đổi.
Tăng cường liên kết nhóm để làm việc từ xa cũng sẽ mang lại lợi ích cho công việc văn phòng truyền thống bằng cách làm sâu sắc thêm các mối quan hệ, xây dựng lòng tin và tăng cường thấu hiểu giữa các thành viên trong nhóm làm việc.
Công nghệ là yếu tố tiên quyết để triển khai văn hoá làm việc từ xa thành công, đây cũng chính là công cụ để lãnh đạo có thể quản lý cũng như giao tiếp tốt với nhân viên. Một số công cụ làm việc từ xa phổ thông cũng như dễ sử dụng có thể kể đến như Trello, Asana,… hoặc doanh nghiệp có thể tìm đến công cụ quản lý công việc Việt hoá myXteam để được hỗ trợ triển khai đúng theo ngành nghề của doanh nghiệp bạn.
Khi tham gia vào quá trình làm việc từ xa, bạn không thể thường xuyên có mặt để giải quyết các sự cố phát sinh hay hướng dẫn nhân viên làm việc như văn phòng truyền thống. Việc xây dựng bộ tài liệu này sẽ giải quyết một số câu hỏi phổ biến của nhân viên về công việc từ xa, đặc biệt là đối với thành viên mới.
Một số nội dung phổ biến có thể bao gồm:
Phân phối tài liệu hướng dẫn trên tất cả các kênh truyền thông của doanh nghiệp. Đăng mọi thứ lên mạng nội bộ của công ty bạn hoặc hệ thống quản lý nội dung web để nhân viên có thể tham khảo lại mỗi khi gặp khó khăn.
Bên cạnh đó, để chắc chắn mình đã triển khai chính sách làm việc phù hợp, các nhà lãnh đạo hãy tạo một cuộc khảo sát mà nhân viên có thể sử dụng để cung cấp phản hồi về các chính sách của doanh nghiệp và đặt câu hỏi. Mọi thứ càng minh bạch thì càng dễ thực hiện.
Tạo lịch làm việc trong năm hoặc ít nhất là một quý với các cuộc họp chung, sự kiện online và các cuộc tụ họp khác. Điều này mang lại cho nhân viên làm việc tại nhà cảm giác chắc chắn về thời gian và sự kết nối với các nhân viên khác.
Ngoài ra, bạn có thể đưa mọi cuộc họp mặt trực tiếp vào kế hoạch hoạt động và gửi đến nhân viên. Việc biết khi nào và ở đâu họ có thể gặp lại đồng nghiệp của mình giúp những người làm việc từ xa có thể vượt qua cảm giác cô đơn và bị cô lập.
Đừng cố gắng xây dựng văn hoá từ xa chỉ dựa trên quá trình làm việc. Với mô hình làm việc từ xa, bạn thậm chí có thể ghép nối các nhân viên từ các văn phòng khác nhau ở các vị trí khác nhau để cùng tham gia các mạng lưới trò chuyện chung. Tuy nhiên, để tránh những sự gián đoạn không đáng có trong quá trình làm việc gây ra bởi mạng xã hội, nếu có thể hãy sử dụng mạng xã hội riêng cho doanh nghiệp của bạn.
Điều này mở rộng đáng kể phạm vi tiếp cận của mạng lưới các mối quan hệ thân thiết của công ty bạn, giúp mọi người có cơ hội hiểu các đội khác nhau và thậm chí có thể chia sẻ các kỹ năng khác nhau mà không còn cảm giác ngượng ngùng, gò bó.
Không ai mong muốn bị hoà tan vào trong tập thể, nhất là trong quá trình làm việc từ xa khi mà việc nhận diện mọi người khó hơn tại văn phòng. Nghệ thuật lãnh đạo từ xa hiệu quả chính là việc khiến mọi cá nhân đều cảm thấy họ là nhân tố quan trọng, tuy xa mặt nhưng không cách lòng.
Để thực hiện kế hoạch cá nhân hoá nhân viên, chúng ta có thể bắt đầu bằng cách đặt tên theo bộ phận, theo đặc tính mà chỉ họ sở hữu. Nếu công ty quá lớn, chúng ta có thể chia thành nhóm để họ có thể tự khích lệ tinh thần lẫn nhau. Đặc biệt, những câu khen ngợi hay một số bất ngờ nhỏ sẽ không bao giờ là thừa.
Cho dù bạn làm việc tại một công ty có chính sách làm việc tại nhà trước đại dịch COVID-19, hãy giúp đỡ hoặc nhờ người quản lý hỗ trợ nhân viên trong việc vạch ra quỹ đạo nghề nghiệp mong muốn của họ trong môi trường làm việc từ xa. Họ cần thực hiện những bước nào để thăng tiến? Những kỹ năng nào họ nên trau dồi? Để thực sự hoàn thành công việc, nhân viên phải có khả năng hình dung họ đang hướng đến đâu cũng như cảm thấy phấn khích về những lợi ích trong tương lai.
Đừng để làm việc từ xa trở thành một cuộc vật lộn không hồi kết giữa nhân viên và doanh nghiệp. Hãy để doanh nghiệp trở thành đà lăn bánh tiên phong cho công cuộc chuyển đổi số – làm việc từ xa toàn diện. Hy vọng bài viết này sẽ đem đến cho bạn những lời khuyên hữu ích để xây dựng văn hoá làm việc từ xa hiệu quả và năng suất.
Làm thế nào để doanh nghiệp bạn có thể làm việc từ xa hiệu quả? Hãy sử dụng ứng dụng quản lý công việc từ xa myXteam để có thể giám sát được kế hoạch chặt chẽ, đánh giá nhân viên một cách khách quan nhất. Chúng tôi luôn sẵn sàng tạo lập hệ thống đặc thù dành riêng cho ngành nghề của bạn:
Ứng dụng quản lý công việc myXteam sẽ làm cơ sở cho quá trình làm việc từ xa, giúp nhà quản lý yên tâm hơn trong quá trình đánh giá nhân viên.
Chủ đề: Bài viết thuộc chuyên mục Làm việc từ xa — xem hướng dẫn tổng quan & các bài liên quan.
Không có đồng phục, không phải chịu đựng sếp hay đồng nghiệp. Làm việc tại nhà hay làm việc từ xa khiến cho chúng ta có cuộc sống công việc thoải mái hơn bao giờ hết. Dẫu thế, trở ngại lớn nhất khiến chúng ta đầu hàng chính là sự tập trung. Những phiền nhiễu cá nhân không thôi làm chúng ta phân tâm.
Dưới đây là một số mẹo về cách bạn có thể khiến cho quá trình làm việc từ xa trở nên tập trung và hiệu quả hơn.
Nghe có vẻ ngớ ngẩn, nhưng nếu bạn muốn có một ngày làm việc tập trung, hãy giả vờ như bạn vẫn đang làm việc ở văn phòng. Hãy thiết lập “giờ hành chính” cho chính mình và lên danh sách những việc được hoặc không được phép thực hiện trong thời gian đó. Chẳng hạn, bạn nên tập trung trong khoảng 9 giờ sáng đến 6 giờ chiều hầu hết các ngày trong tuần cho công việc, những thời gian còn lại chúng ta có thể dành cho các sở thích riêng hoặc gia đình.
Khi thiết lập ranh giới này, bạn không chỉ tạo ra thời gian làm việc chuyên biệt mà còn nhận thấy rằng khả năng tập trung của chính mình được cải thiện tối đa.
Xác định một đến hai công việc chính mà bạn muốn hoàn thành trong thời gian này. Đây có thể là những công việc cần nhiều sự sáng tạo, tập trung với thời lượng làm việc cần thiết là trong một tiếng đồng hồ hoặc hơn.
Chọn thời gian phù hợp nhất với bạn và sau đó thực hiện chiến lược “im lặng” bằng cách tắt tạm thời các thông báo về công việc như email hoặc chat. Với chiến lược này, chúng ta sẽ thật sự có thể dành 100% năng lượng và suy nghĩ để hoàn thành tốt các nhiệm vụ đặt ra, mà không bị phân tâm. Tuy nhiên, hãy thông báo đến đồng nghiệp của bạn trước khi bắt đầu “im lặng” để tránh các hiểu lầm không đáng có trong công việc.
Đừng cố tham gia các hoạt động xã hội không cần thiết. Vì khi chúng ta bắt đầu làm việc tại nhà, bạn bè hoặc gia đình có thể hiểu lầm rằng đây là cơ hội cho các hoạt động bên lề. Hãy thật sự nói KHÔNG với các gợi ý này và kết thúc câu chuyện một cách khéo léo nhất để kéo bản thân về lại guồng công việc. Luôn luôn giải thích rằng bạn đang làm việc và chỉ kết thúc vào một khoảng thời gian nhất định, không có ngoại lệ cho bất kỳ cuộc vui nào.
myXteam có một lời khuyên nho nhỏ dành cho bạn, đó chính là bạn nên có một nơi làm việc tránh xa mọi người, chẳng hạn như văn phòng hoặc phòng ngủ, nơi bạn có thể đóng cửa và khuất tầm nhìn.
Nếu bạn bắt buộc phải thực hiện các công việc lặt vặt mà không liên quan đến công việc, hãy đặt giới hạn về lượng thời gian bạn có dựa trên lịch trình của bạn ở văn phòng. Ví dụ, nếu gia đình yêu cầu bạn làm việc vặt, hãy ước lượng những gì bạn có thể làm trong một giờ ăn trưa, sau đó giữ đúng với khoảng thời gian đó. Hoặc bạn rất vui khi được mua sắm lặt vặt vào bữa trưa, nhưng sẽ không cho mình thời gian dạo quanh siêu thị cho đến khi kết thúc giờ làm việc.
Bạn cũng có thể chia những việc lặt vặt thành nhiều phần nhỏ hơn, chẳng hạn như: “Tôi có thể đem xe đến thợ sửa hôm nay, nhưng sẽ không gọi điện hỏi về vấn đề bảo hiểm sức khỏe cho đến ngày mai.”
Với các mẹo trên, bạn hoàn toàn có thể yên tâm tập trung vào quá trình làm việc tại nhà cũng như đảm bảo đúng tiến độ công việc đặt ra. Công việc tập trung hơn, thời gian đương nhiên sẽ được sử dụng hợp lý, không còn phí hoài thời gian mà hiệu suất công việc lại bị giảm rõ rệt nữa. myXteam thương chúc bạn thành công!
myXteam là giải pháp công nghệ giúp đội nhóm cùng nhau làm việc hiệu quả hơn, cùng ghi nhớ, lưu trữ và nhắc nhở công việc cho từng thành viên, nhờ đó họ không cần dùng đến email, hay tốn thời gian cho những cuộc họp. Với nền tảng chat được kết hợp, myXteam giúp nhóm thống nhất thông tin, không còn tình trạng lạc trôi khi làm việc nhóm.
Sự đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị iOS, Android giúp nhóm linh hoạt trao đổi thông tin làm việc dù ở bất kể nơi nào. myXteam mang đến một phương thức làm việc nhóm hiện đại, đơn giản hơn!
Chủ đề: Bài viết thuộc chuyên mục Làm việc từ xa — xem hướng dẫn tổng quan & các bài liên quan.